Когда компания планирует мероприятие, часто звучит вопрос: «Сколько человек мы сможем собрать?» На первый взгляд логично: чем больше гостей, тем больше охват. И тем выше эффект для бизнеса.

Поэтому многие заказчики оценивают успех события довольно просто: полный зал — хорошо, полупустой — плохо.

В статье на примере одной ситуации разбираем, почему количество гостей далеко не всегда определяет успех мероприятия.

Представим — строительная компания выходит в новый регион. Задача бизнеса: познакомиться с застройщиками, представителями власти, институтами и подрядчиками. То есть с людьми, которые влияют на будущие контракты.

И вот компания выделяет бюджет на отраслевой форум. Подготовка идёт несколько месяцев.

После мероприятия — более 800 участников, полный зал, публикации в СМИ, тысячи просмотров в социальных сетях и т.д. Красота, правда?! Кажется, что проект удался.

Но выясняется интересная деталь. Среди сотен гостей действительно целевых участников оказалось совсем немного. Посетители были студенты профильных вузов, сотрудники небольших компаний и т.д.

Новых стратегических партнёрств почти не появилось. Крупных контрактов тоже.

Теперь представим другой сценарий.

Та же компания проводит мероприятие для 120 участников. Только в этот раз организаторы начинают не с количества гостей, а с вопроса: кто именно должен оказаться в зале?

В отчёте цифры выглядят гораздо скромнее. Но спустя несколько месяцев появляются новые переговоры, совместные проекты и контракты. Потому что бизнесу редко нужны просто гости. Бизнесу нужны нужные гости.

Проблема тут в том, что многие компании путают аудиторию и влияние.

Как работает целевое влияние

Когда мероприятие создаётся под конкретную бизнес-задачу, подход к организации меняется. На первый план выходят вопросы: кто должен прийти, какое впечатление должна получить аудитория, какие связи должны возникнуть и какой эффект останется.

Например, при подготовке деловых форумов команда MAXIFORUM начинает работу с анализа задач заказчика и карты влияния.

В этом подходе есть такой подводный камень организаторов ивентов. Полный зал легко показать на фотографии и отчете. А как показать новую деловую связь, партнёрство или долгосрочное изменение отношения к бренду? Но именно эти результаты самые ценные.

То есть большие мероприятия больше не нужны?

Нет. Это было бы таким же заблуждением, как считать, что реклама больше не нужна, потому что существуют рекомендации. Крупные форумы, конференции и отраслевые события по-прежнему остаются одним из самых мощных инструментов влияния на рынок. Проблема возникает тогда, когда масштаб становится самоцелью.

Большие мероприятия особенно эффективны, если компания хочет укрепить лидерские позиции, сформировать новую повестку, объединить вокруг себя профессиональное сообщество или, например, повысить узнаваемость бренда. В таких случаях тысячи участников действительно работают на результат.

Но многие успешные проекты строятся и в обратной последовательности. Сначала определяется цель. Затем — нужная аудитория. И только после этого — масштаб мероприятия.

Иногда правильным решением становится форум на несколько тысяч человек. Иногда — закрытая стратегическая сессия на 50 участников.

Размер события — это инструмент. Как и любой инструмент, он приносит пользу только тогда, когда соответствует задаче.

Согласны?