Лёгкий способ избавиться от пожирателей времени

Или как повысить эффективность рабочих встреч.

Правила назначения встреч: 1. Осмысленная тема. Не создание встречи из переписки с труднопроизносимым тикетом из Jira вида «Jira-893674738. Postgre cpu high». А заглавие, отражающее повестку и цель встречи.

2. Повестка встречи. О чём будет обсуждение. Если это серия встреч, договорённости от прошлой.

3. Роли. Кто и зачем приглашён. «Послушать» — это не повод отрывать сотрудника от работы. Необязательные участники добавляются для получения протокола встречи.

4. Обязательный ответ на приглашение. Есть три варианта обязательного ответа: «буду», «не буду», «под вопросом». Последние два варианта с обязательным комментарием. Нет повестки — нет участника.

5. Статус. Если это повторная встреча, как минимум за час прислать статус выполнения договорённостей от предыдущей.

Правила проведения встреч: 1. Модератор. Он следит за темой, таймингом, не даёт обсуждению уйти от повестки и подводит итоги.

2. Роль. У каждого участника встречи своя роль. Лишних быть не должно.

3. Камеры включены. Самый нелюбимый пункт. Но необходимый. Либо сотрудник участвует во встрече, либо работает и не отвлекается. Без этих «Простите, прослушал, повторите».

4. Встреча начинается и заканчивается вовремя. Хуже не придумать, когда ждут одного.

5. Включена запись. Для простоты составления протокола.

Содержание протокола встречи (рассылает модератор/организатор):

• Кто был
• О чём договорились
• Кто выполняет
• Сроки выполнения
• Ссылка на запись

Немного автоматизации с ИИ: 1. Подключить ИИ к созданию протоколов. Роль модератора и участников — проверить результат.

2. Фиксировать договорённости после транскрибации в трекинговой системе и назначать на ответственных.

3. Создать дайджест и рассылку выполнения поручений по итогам встреч. Применять с осторожностью. Зависит от принятой культуры в компании.

И самое важное! Как обеспечить выполнение этих правил:

1. Желание снизить издержки и повысить эффективность у CEO/CEO-1.

2. KPI по снижению стоимости неэффективных встреч для CEO-1/2:Встречи с большим количеством участников и без решений или поручений — это недополученная прибыль.

3. Опоздания обязательных участников — это недополученная прибыль от простоя пришедших вовремя.

4. В стоимость проектов и операционки включается стоимость встреч. Превышение бюджета рассматривается по общим правилам компании.

Неэффективные встречи призваны снять ответственность за решения и затянуть сроки. Половина сотрудников, по данным опросов, считает время на них потерянным, что снижает мотивацию и приводит к падению производительности. А по результатам исследования Bloomberg, на лишние встречи компании в среднем тратят порядка $25 тыс. в год на одного сотрудника.

Выстроить правила проведения встреч в компании — это лёгкий способ повысить эффективность и снизить финансовые потери.

А что бы вы добавили в правила?