Так как я уже давно занимаюсь кризисными компаниями, то решил собрать популярные советы на тему «как преодолеть кризис» и поделиться своим опытом на этот счёт. Первый совет, который разберём: работайте с дебиторской задолженностью.

Вот с этим советом не поспоришь. Работать с дебиторской задолженностью действительно необходимо. Особенно в кризис. Ведь если вспомнить, с чего начинается большинство кризисов (а это убытки), то несобранная дебиторка, заменённая оборотным кредитом, это прямые убытки на банковских процентах. Однажды я пришёл в компанию с огромным кассовым разрывом. Они уже были закредитованы больше, чем могли себе позволить, но денег всё-равно не хватало. У меня стояла задача найти оборотный капитал для платежей. Естественно, внимание привлекла дебиторская задолженность. Большая её часть была просрочена. Причём местами просрочена сильно.

Начал разбираться, выяснилось, что реально просроченной задолженности не более 3%, что вообще является нормой. Так в чём же была проблема? Компания занималась международными перевозками, соответственно, для принятия заказчиком работ необходимо было предоставить полный комплект перевозочных и таможенных документов на каждое плечо. Это входило в обязанности некого экономиста филиала, подчиняющегося департаменту логистики. Счета выставляли они же. Сбор дебиторской задолженности был в обязанностях менеджера по продажам, разумеется, из департамента продаж. Так как отсрочка платежей крупных клиентов была от месяца до трёх, то всё это время (пусть в среднем будет 2) менеджер по продажам просто ждал, а реагировал когда пошла уже просрочка. В этот момент менеджер по продажам узнавал, что комплект документов не полный, а клиент писал об этом кому-то 2 месяца назад.

В компании не было ни одного сотрудника, полностью ответственного за весь процесс. Устранив это недоразумение, нам удалось вернуть в распоряжение капитал примерно в 40% месячного оборота. Если вам кажется, что в больших серьёзных компаниях такого не бывает, то оборот этой компании был выше 10 млрд. р.,число сотрудников больше 300, а возраст – 25 лет.

Своевременный сбор дебиторки это работа системная и система должна быть построена под конкретный бизнес. Главный момент, который необходим для хорошего сбора задолженности, это её реальное наличие, а не мнимое. Подготовка документов основания для оплаты – самая важная часть любой любой сделки. Большая часть отказов в оплатах обычно заключается в том, что документы оформлены не правильно, а компания об этом не знает. Эти документы должны быть: 1.       подготовлены 2.       правильно подписаны на своей стороны 3.       приняты и подписаны контрагентом 4.       возвращены обратно в организацию в ЭДО или на бумаге

Цепочка согласований для подписания у заказчика или комплект документов могут быть настолько большими, что это работа для отдельного специалиста внутри вашей компании. Например, акт КС-3, которому соответсвтует несколько актов КС-2, которым соответствует пакет исполительной документации. И в этом случае менеджер по работе с дебиторкой ничего не сможет сделать в одиночку. Максимум координировать работу производственных отделов.

Далее, когда работы уже приняты, наступает момент именно сбора платежей. Вот тут уже необходимо своевременно обзванивать, напоминать и сверяться. Как известно, платят обычно тому, кто чаще звонит. Если вам интересно, как я выстраивал успешную работу по сбору подтверждённой дебиторки, пишите в комментариях. Сделаю отдельный пост.