Созвоны — это почти всегда больно. Особенно когда их много, а пользы мало. Вы сидите в очередном Телемосте, смотрите на мозаику из лиц и понимаете: время тратится впустую.

Антипаттерны, которые мы все знаем: — Встреча для статуса. Каждый по 5 минут рассказывает, что делал. Остальные читают почту. — Встреча без повестки. «Давайте просто обсудим» — и полчаса пустых слов. — Встреча, где решения не принимаются. Поговорили, разошлись, ничего не решили. — Внезапная встреча без цели. Ты видишь её в календаре и заранее ненавидишь. Можно иначе. Стратегия зависит от вашей роли.

Если вы — организатор До созвона: — Сформулируйте цель, а не тему. Тема: «Обсуждение дизайна». Цель: «Выбрать один вариант и назначить ответственного». — Подготовьте повестку. Отправьте заранее, а не за минуту до старта. — Приложите материалы. Не тратьте время на «давайте откроем, сейчас найдем». — Спросите себя: «А можно без встречи?» Если да — отменяйте. Во время созвона: — Начинайте вовремя. Ждать опоздавших = наказывать пунктуальных. — Проговорите цель и повестку в первые 2 минуты. — Следите за временем. Если уходите в дебри — возвращайте: «Это важно, давайте вынесем в отдельную встречу». — Фиксируйте решения сразу. Не «договорились», а задачи, ответственные, сроки. После созвона: — Отправьте краткий итог. Решения, задачи, сроки. — 5 секунд рефлексии: нужен ли был этот созвон?

Если вы — участник До созвона: — Посмотрите повестку. Если её нет — попросите. — Оцените, нужны ли вы. Если нет — скажите об этом до встречи. Во время созвона: — Включитесь в тему. Если вас позвали — вы зачем-то там нужны. — Не молчите. Если есть вопросы или сомнения — задавайте. — Фиксируйте договорённости, которые касаются вас.

Чек-лист: ритуал или инструмент? Проверьте свою встречу. Если «нет» больше 2 раз — пользы будет мало. — Есть конкретная цель? — Повестка и материалы отправлены заранее? — Вопрос «а можно без созвона?» проанализирован? — Время контролируется? — Решения зафиксированы (задачи, ответственные, сроки)? — Итоги отправлены? — Я понимаю, зачем меня позвали? Созвоны должны быть инструментом, а не имитацией деятельности. И да, иногда лучший созвон — тот, который не состоялся.