Разберу типовой процесс, который часто ведут в обычной Excel-таблице. В компании есть договоры с клиентами и поставщиками, доверенности, лицензии, сертификаты, дополнительные соглашения и другие документы со сроками действия. Обычно сотрудник ведёт реестр вручную: номер документа, контрагент, дата подписания, срок окончания, ответственное лицо и статус. Проблема появляется, когда документов становится много. Нужно регулярно помнить: — у какого договора скоро заканчивается срок;

— где нужна пролонгация или новое соглашение;

— какие документы ещё не подписаны;

— по каким контрагентам не хватает приложений;

— кому из сотрудников нужно напомнить о действии. Если срок пропускают, компания может продолжить работу без актуального договора, не успеть продлить важный документ или поздно подключиться к переговорам. Для такой задачи не всегда нужен отдельный сервис электронного документооборота. Можно сделать локальный инструмент на основе Excel или небольшой программы. Что делает автоматизация: — загружает или ведёт единый реестр документов;

— рассчитывает количество дней до окончания срока;

— выделяет документы с критическим сроком;

— формирует отдельные списки: «истекает через 30 дней», «истекает через 7 дней», «просрочено»;

— показывает документы без ответственного или обязательного приложения;

— готовит итоговый отчёт для юриста, руководителя или менеджера;

— может создавать напоминания для ответственных сотрудников. Вместо постоянной ручной проверки таблицы сотрудник сразу видит список документов, по которым нужно принять решение сегодня. Такой инструмент не заменяет полноценный ЭДО. Он закрывает конкретную задачу: не потерять контроль над сроками и обязательствами в текущем процессе. #автоматизация #документооборот #договоры #excel #юрист #бизнеспроцессы #python