Отпуск давно прошёл, а значит, пора выдать базу. Поговорим про навык протоколирования для руководителей проектов и менеджеров любого звена.

Кто такой протокол? По сути — лучший друг, главная сплетница и новостной журнал всех событий на проекте. Не всегда есть возможность сделать запись встречи. Не всегда есть время потом её пересматривать.

Грамотно выстроенная система протоколирования и умение ей пользоваться — залог сохранности всей важной информации.

📃 Как писать протоколы? Есть два варианта: по записи или прямо на встрече.

Если вы выступаете, хорошо, когда рядом есть коллега, который поможет с фиксацией важных моментов. Если вы один — готовьтесь к многозадачности во время встречи.

Чтобы протокол было легко найти и идентифицировать: — указывайте название встречи, дату и время, соответствующее календарному событию; — отмечайте всех участников.

А чтобы протокол было проще читать, я предпочитаю разделять его на два основных смысловых блока.

1. Обсудили Здесь пишем список тем — тезисно. Впоследствии этот блок должен вызывать ощущение: «А-а-а, точно, мы же конверсию обсуждали».

2. Договорились Все договорённости — сюда.

ℹ️ Несколько полезных советов 🔹 Используйте сквозную нумерацию для всех пунктов протокола. Так вы легко сможете обращаться к конкретным пунктам по их номерам. 🔹 В блоке с договорённостями обязательно фиксируйте ответственных и сроки. Если вам не могут назвать срок — спросите, когда вернуться с этим вопросом, и поставьте соответствующую пометку. 🔹 Если работаете внутри корпоративной системы или мессенджера, могут помочь теги сотрудников прямо в протоколе.

💼 И пару слов про хранение Протоколы — это полноценные документы, фиксирующие результаты встреч. Поэтому относиться к ним нужно так же бережно, как и к любой другой документации. Зафиксируем несколько важных правил: — все задействованные во встрече сотрудники должны иметь простой доступ к информации; — вам, как менеджеру, должно быть максимально легко найти нужный протокол. Как этого добиться — зависит от вас.

Я использую систему тегов и единый личный чат для хранения. Другой вариант — дополнить проектную документацию отдельным разделом со встречами.

❓А как вы ведёте протоколы? Прямо во время встречи, по записи или доверили всё транскрибации и ИИ? Обсудим в комментариях!

#тайны_проджектов #протоколы #проекты #документация #процессы