За годы работы я понял, что специалист редко теряется из-за количества задач. Чаще проблема в том, что поручения приходят из разных источников, постоянно меняются, а выполнять их предлагают одновременно.

Письма, звонки, совещания и задачи руководителя создают ощущение, что срочно нужно все. Но работать сразу над всем невозможно.

Поэтому я делю задачи не по матрице Эйзенхауэра, а по горизонту выполнения.

1. Краткосрочные - выполнить в течение дня

Это задачи с конкретным результатом: проверить документ, выполнить расчет, исправить замечания, подготовить ответ, согласовать решение.

На следующий день я стараюсь заранее определить 1-3 главных результата. Лучше делать это вечером, когда звонки закончились и можно спокойно оценить ситуацию.

Утром такой возможности может не быть: в 8:01 в кабинет зайдет главный инженер со срочным вопросом, и весь день уйдет на решение новой задачи.

Поэтому вечерний план - не жесткое расписание, а исходная точка. Если появляется срочная работа, остальные задачи осознанно переносятся, а не исчезают в потоке поручений.

Есть и простое правило, если задача действительно занимает до пяти минут, лучше выполнить ее сразу. Это быстрое получение результата и на один незакрытый вопрос меньше.

Главное - не путать пятиминутную задачу с просьбой, для которой нужно открыть несколько файлов, восстановить контекст, кому-то позвонить и полчаса разбираться.

2. Среднесрочные - выполнить в течение недели

Это задачи из нескольких этапов - отчет, техническое решение, серия расчетов, сбор данных, подготовка к совещанию или защите.

Формулировка «сделать отчет к пятнице» часто заканчивается авралом в четверг. Рабочую задачу лучше разложить по дням: структура, исходные данные, расчеты, оформление, проверка и отправка.

Большая задача становится управляемой, когда разбита на конкретные действия.

3. Долгосрочные - выполнить в течение месяца

Это задачи, которые сегодня не горят и поэтому откладываются: автоматизация процесса, разработка методики, внедрение нового инструмента, обучение, исследовательская работа, подготовка крупного проекта.

По моему опыту, долгосрочные задачи редко становятся срочными постепенно. Обычно они внезапно превращаются в аврал за несколько дней до срока.

Поэтому время на них нужно резервировать заранее, даже если сегодня никто не требует результат.

Как не потеряться в задачах

Я придерживаюсь трех принципов:

единый список вместо задач в почте, мессенджерах, блокноте и голове; планирование следующего дня вечером; резерв времени на внезапные производственные вопросы.

Новый запрос не становится срочным только потому, что поступил последним.

Что делать со звонками коллег из других отделов

Если вопрос не связан с аварией, безопасностью или остановкой работы, я не начинаю решать его прямо во время звонка.

Обычно отвечаю:

«Я сейчас занят текущей задачей. Пришлите вопрос сообщением или письмом, я посмотрю и скажу, когда смогу дать ответ».

Затем уточняю: какой результат нужен, к какому сроку, кто поставил задачу и что произойдет, если она не будет выполнена сегодня.

Очень часто после этих вопросов срочность исчезает.

Что делать с микрозадачами руководителя

Если задача действительно занимает пять минут - выполняю сразу и закрываю вопрос.

Если нужно переключаться, искать информацию, открывать документы и погружаться в контекст - это уже полноценная задача. Ее нужно зафиксировать и поставить в очередь.

Если новые поручения вытесняют основную работу, я обозначаю выбор:

«Сейчас я выполняю задачу А со сроком сегодня. Новая задача займет около часа. Что приоритетнее: закончить А или переключиться?»

Это не отказ от работы, а нормальное управление приоритетами.

Хороший специалист - не тот, кто мгновенно реагирует на каждое сообщение. Хороший специалист понимает, что он делает сейчас, что будет делать следующим и какие задачи придется перенести при изменении приоритетов.

Многозадачность должна происходить в планировании. В момент выполнения задача все равно должна быть одна.

А какие приемы помогают вам не теряться в условиях многозадачности? Поделитесь своим опытом в комментариях.