Есть один момент, когда плохо поставленную задачу ещё можно исправить без потерь прямых и косвенных. Т.е. до того, как сотрудник начал её выполнять.

Пока не появились потраченные часы, неверные решения, стресс, бесконечные согласования, подрядчики выставляющие счёта, обещания руководству и твоя некомпетентная фраза: - Почему вы сразу не сказали, что не поняли?

Ещё раз акцентирую - исполнитель ВСЁ ПОНЯЛ и У НЕГО НЕТ ВОПРОСОВ.

Просто управленческая недальновидность и неопытность в постановке задач не позволяют это увидеть и себе в этом признаться.

Именно поэтому вопрос: “- Всё понятно?” Бесполезен в большинстве случаев.

Что ты ожидаешь услышать?

- Нет, Иван Иваныч, было очень интересно, но ни чего не понятно, а я последние десять минут старательно кивал, что б Вас не обижать !?!?

Даже если человек сомневается, чаще всего он ответит: “- Да, всё понятно.”

Особенно если перед ним тот тип руководителя, который задаёт этот вопрос тоном и громкостью следователя, а у подчинённого дрожат руки, голос и вот вот случится паническая атака.

Как это делать правильно и как это делаю я:

Никогда не спрашивай, всё ли понятно. ПРоверь, что именно понято. Используй разные методики (здесь - кому как удобно и оптимально в конкретной ситуации) - тет-а-тет здесь и сейчас\позже в заранее назначенное время, письменно, по телефону, по видеосвязи - не имеет значения, ориентируйтесь не на себя, а на исполнителя. На его собранность. Если чувствуете, что вот прямо сейчас он не готов - дайте время всё осмыслить и подготовиться, хотя бы пол часа.

Механизм сбора обратной связи простой.

Попросите исполнителя своими словами коротко объяснить следующее:

- Какую проблему мы должны решить? - Какой результат должен получиться? В чём он выражается? - С чего он начнёт? - Когда он предоставит результаты первичного этапа и каковы иные сроки? - Какие ограничения и риски уже видит? - Все ли ресурсы у него есть для выполнения? - Сколько своего раб. времени он будет тратить на задачу? - В какой момент придёт к вам, не дожидаясь провала и как он поймёт что идёт не туда?

Вот только не надо устраивать из этого шоу и экзамен. Чаще всего, подчинённые слышат фразу: -“а теперь повтори, что я сказал \ задачу”. И большинство людей сразу превращаются из взрослого специалиста в школьника у доски с дрожащими коленями.

Есть такая фраза “Сверим часы” - это именно то, что надо сделать.

Скажите: “- Давай сверимся, чтобы я убедился, что нормально поставил задачу”

Обрати внимание: не “проверю, понял ли ты”, а “проверю, нормально ли объяснил я”. - 99% даю на то, что 9 из 10 читателей никогда не слышали этого от своих руководителей. Это небольшая разница в словах, но огромная - в управлении и авторитете.

Слабый руководитель защищает свой авторитет. Сильный защищает результат.

Далее, начинается магия. Когда пошла обр. связь руководитель неожиданно начнёт понимать, что сам не продумал часть условий. К примеру, не определил критерий результата, не обозначил полномочия, не сказал, чем можно пожертвовать\пренебречь и т.п.

И это ещё не провал руководителя, а повод работать над собой.

Провал начался бы, если бы команда уже ушла выполнять всё это на своё усмотрение. Именно поэтому такую сверку нужно проводить до начала, а не на первом контрольном совещании.

Можно ли это автоматизировать? Частично. Мой опыт показал, что текущие ТаскТрекеры - максимально бесполезны. А то, что реально было бы полезно - ещё не создано.

Важно! Нельзя автоматизировать ответственность руководителя. Правильная постановка задачи, контроль, эффективность и результативность - это его ноша и прямая обязанность!

И ещё, часто рукововдители думают, что если подчинённый не понимает задачу, то он глупый. А по факту, всё может быть наоборот. Умные, опытные и поэтому способны критически и глубже оценивать твои слова. Это НОРМАЛЬНО и даже ХОРОШО !

П.С.: даже одинаковое понимание задачи ещё не гарантирует её выполнения. Можно всё правильно понять - и всё равно прийти не туда, если руководитель не определил точки и механики контроля.