В прошлом посте мы собрали основные законы, которые стоит открыть перед внедрением КЭДО. Теперь идем глубже и разбираем главный документ - Трудовой кодекс РФ. Без юридических лабиринтов, только то, что действительно пригодится в работе.

Главное: переход на КЭДО - это право работодателя, а не обязанность. Решение о внедрении принимает именно работодатель.

Что в бумаге? На бумаге остаются: - трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности в электронном виде;  - приказы (распоряжения) об увольнении;  - акты о несчастном случае на производстве;  - документы по прохождению инструктажей по охране труда, если закон требует личной подписи сотрудника.

Где можно вести КЭДО?  Работодатель может выбрать из двух вариантов:  - цифровую платформу “Работа в России”;  - собственную систему, если она соответствует требованиям законодательства.

Как перейти на КЭДО?  Трудовой кодекс предлагает понятный алгоритм.

Шаг 1. Утверждаем локальный нормативный акт (ЛНА). В нем необходимо определить:   - какую информационную систему использует работодатель;  - как сотрудники получают доступ к системе (если это необходимо);  - какие документы будут оформляться в электронном виде;  - какие категории работников участвуют в КЭДО; - в какие сроки сотрудники уведомляются о переходе на КЭДО.  ❕это может быть приказ, положение, правила или другой локальный нормативный документ.

Шаг 2. Определяем порядок работы с КЭДО. В нем фиксируют:  - сроки подписания документов и ознакомления с ними с учетом рабочего времени; - порядок проведения инструктажа по работе с КЭДО (при необходимости);  - случаи, когда документы допускается оформлять на бумаге;  - порядок взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам (если это актуально).  ❕на практике этот документ часто объединяют с ЛНА о внедрении КЭДО.

Шаг 3. Уведомляем сотрудников. Каждого сотрудника необходимо уведомить о переходе на КЭДО и сообщить, что он вправе согласиться или отказаться от участия. Это касается в том числе сотрудников, которые находятся в отпуске, декрете, в простое или временно отсутствуют, а также новых сотрудников.

Шаг 4. Получаем письменное согласие сотрудника на переход к электронному документообороту.

❕согласие не требуется от лиц, которые были приняты (или принимаются) на работу после 1 декабря 2021 года и не имели трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 года.

Шаг 5. Заключаем соглашение об использовании электронной подписи, в котором определяется порядок использования простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Шаг 6. Выпускаем электронную подпись. Расходы на выпуск и использование электронной подписи несет работодатель.

При этом сотрудник вправе использовать уже имеющуюся у него усиленную квалифицированную электронную подпись.

Электронная подпись: какую использовать? Вид электронной подписи зависит от конкретного кадрового документа.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП): используется в случаях, когда этого прямо требует Трудовой кодекс РФ или другие федеральные законы. Имеет наивысшую юридическую силу и приравнивается к собственноручной подписи.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП): применяется в случаях, предусмотренных законодательством. Позволяет подтвердить подлинность документа и выявить любые изменения после его подписания.

Простая электронная подпись (ПЭП): используется для большинства кадровых документов, если это допускает законодательство и порядок ее применения закреплен работодателем. Подтверждает факт подписания документа конкретным лицом.

❗️ Правило простое: сначала определяем, какой кадровый документ подписываем, а затем проверяем, какой вид электронной подписи допускает закон. На бумаге требования Трудового кодекса выглядят объемно. Но если разбить процесс на шаги, становится понятно: переход на КЭДО - это не хаос, а последовательный алгоритм действий.

🔜 Дальше разберем закон об информационной безопасности в КЭДО.