За последние годы я заметил одну закономерность. Чем больше в компании регламентов, тем меньше вероятность, что люди одинаково понимают процесс.

Можно написать десять страниц инструкций, добавить чек-листы и комментарии “делай так, не делай так”. Но стоит собрать пять человек на встрече и попросить рассказать, как работает один и тот же процесс, – почти наверняка получится пять разных историй.

Именно поэтому я люблю схемы!

Для меня схема – это не красивая документация и не формальность. Это самый быстрый способ убедиться, что все участники разговора говорят об одном и том же. Очень часто обсуждение выглядит так: команда уже минут двадцать спорит о процессе, кто-то вспоминает один сценарий, кто-то – другой, появляются исключения, и разговор начинает ходить по кругу.

В такие моменты я просто открываю draw.io, шарю экран и начинаю собирать процесс из простых блоков.

Самое интересное начинается буквально через несколько минут. Люди перестают спорить друг с другом и начинают спорить со схемой. - «Нет, здесь сначала согласование.» - «Подожди, а если проверка не прошла?» - «Стоп, а кто вообще отвечает за этот шаг?» - «Мы забыли целую ветку процесса.»

Именно в этот момент становятся видны вещи, которые сложно заметить в тексте. Очень часто оказывается, что процесс зацикливается, где-то обрывается “в никуда”, часть ответственности вообще не определена, а некоторые сценарии существуют только в голове одного сотрудника.

Запомнился один созвон с руководителем архитектурного направления крупной компании. Мы обсуждали новый процесс, но в какой-то момент разговор зашел в тупик: каждый представлял его по-своему. К счастью, инструмент для созвонов позволял рисовать прямо на экране. Несколько прямоугольников, стрелок и ромбов – и буквально за несколько минут удалось синхронизировать понимание процесса и закрыть вопросы, в том числе со стороны информационной безопасности.

С тех пор я окончательно убедился: схема – это не про документацию. Это инструмент, который экономит часы обсуждений, помогает быстрее погрузить людей в контекст и позволяет находить ошибки в процессе еще до того, как они становятся проблемами.

Если в вашей компании накопилась папка с десятками регламентов, попробуйте ради эксперимента перевести хотя бы один из них в схему. Есть ощущение, что вы найдете больше слабых мест за полчаса, чем за несколько часов чтения текста.