В прошлых постах мы говорили о метриках, KPI и о том, как измерять процессы. Но остаётся главный вопрос: как посчитать эффективность процесса? Не просто «стало быстрее», а именно эффективность — с цифрами, которые можно показать руководству.

Спойлер: для этого не нужно быть математиком. Можно использовать три простых способа.

🔍 Прежде чем считать — определитесь, что для вас «эффективность» Эффективность процесса — это отношение результата к затратам. Проще говоря: сколько ценности мы получили на входе и сколько ресурсов на это потратили. Но «ценность» у всех разная. Для кого-то это скорость, для кого-то — качество, для кого-то — стоимость. Поэтому перед расчётом ответьте на вопрос: Что для этого процесса важнее: быстро, дёшево или качественно? В зависимости от ответа выбираете способ расчёта.

🧮 Способ 1. Эффективность через время (самый простой) Формула: Эффективность = (Чистое время работы) / (Общее время процесса) × 100% Этот способ показывает, сколько времени процесс действительно работает, а сколько — просто ждёт. Пример: Процесс согласования заявки длится 5 дней (120 часов). Чистое время, когда над заявкой реально работали, — 2 часа (заполнение, проверка, подпись). Эффективность = 2 / 120 × 100% = 1,7%. Это означает, что 98,3% времени — потери. Ожидание, передачи, простои. Именно их нужно сокращать в первую очередь. Когда использовать: когда процесс кажется долгим, но вы не знаете, где теряется время.

💰 Способ 2. Эффективность через стоимость (для финансовых и материальных процессов) Формула: Эффективность = (Ценность результата) / (Затраты на процесс) Ценность результата — это доход, экономия или удовлетворённость клиента. Затраты — это фонд оплаты труда, стоимость систем, накладные расходы. Пример: Вы запустили процесс автоматической выгрузки отчётов. Раньше менеджер тратил на это 4 часа в неделю. Его ставка — 2000 руб./час. Итого экономия в неделю: 4 × 2000 = 8000 руб. Затраты на внедрение: 1 день работы разработчика (10 000 руб.) + настройка интеграции (5000 руб.) = 15 000 руб. Эффективность = 8000 / 15000 = 0,53 (или 53% окупаемости за первую неделю). Если процесс окупается за месяц, это уже хороший показатель. Если за квартал — надо думать, стоит ли овчинка выделки. Когда использовать: когда вы сравниваете два способа выполнения процесса.

🎯 Способ 3. Эффективность через качество (для процессов, где ошибки дороги) Формула: Эффективность = (Количество правильных результатов) / (Общее количество результатов) × 100% Проще говоря — доля результатов, сделанных с первого раза без переделок. Пример: Отдел за месяц обработал 100 заявок. Из них 30 вернули на доработку из-за ошибок. Эффективность = 70 / 100 × 100% = 70%. Вроде неплохо. Но каждая переделка — это время менеджера, время клиента, потерянное доверие. Если поднять эффективность до 90%, процесс станет значительно дешевле. Когда использовать: когда качество критичнее скорости (медицина, юриспруденция, производство, документооборот).

🧠 Какой способ выбрать для вашего процесса Задайте себе три вопроса: Что для этого процесса больнее: долго, дорого или криво? Какие данные у меня уже есть, а какие нужно собрать? Кому я буду показывать результат? Ответы подскажут, с какого способа начать. А лучше — посчитать всеми тремя и посмотреть, где картина наиболее показательна.

А как вы считаете эффективность процесса? Делитесь в комментариях!