Цель этапа Обследования - получить представление о существующих бизнес процессах Заказчика, изучить имеющий ИТ - ландшафт, собрать требования к системе со стороны пользователей.

Что происходит на практике. Начинаем с того, что Заказчик передает Исполнителю всю имеющуюся документацию регламентирующую бизнес процессы затронутые проектом, структуру компании, приказы и т.д. Предоставляет доступ у существующим учетным системам если таковые имеются.

Исполнитель анализирует полученную информацию, формирует и направляет Заказчику повестки встреч по контурам учета. Заказчик проводит экскурсию в производственные подразделения для погружения в процессы. Далее формируем график проведения интервью, договариваемся о формате встреч - очно или удаленно, можно ли вести аудио, видео запись при очном формате.

Переходим к проведению интервью.

Интервьюируем сотрудников и руководителей подразделений, в этом случае картина получается наиболее полной, т.к. руководитель не всегда хорошо знает низовую работу, а запросы пользователей могут не совпадать с видением руководителя подразделения. Информацию собранную в ходе интервью фиксируем в протоколе интервью, если информации много и одной встречи недостаточно, договариваемся о проведении дополнительных встреч. В ходе сбора информации может возникнуть необходимость в проведении кросс функциональных интервью, при одновременном участии нескольких смежных подразделений.

Итоговый протокол по каждому из контуров учета согласовываем с интервьюированными и руководителем проекта от Заказчика. В среднем, интервьюирование пользователей, составление протоколов занимает 2-4 недели в зависимости от количества контуров учета, масштаба Заказчика, цели проекта, доступности сотрудников со стороны Заказчика.

После согласования всех протоколов интервью команда Исполнителя приступает к отрисовки схем бизнес процессов As Is и формированию Отчета об обследовании. По мере готовности схемы согласовываются с командой Заказчика и включаются в отчет.

Отчет об обследовании представляет собой результирующий документ этапа Обследование. В нем указывается термины и определения, у Заказчика бывает специфичная терминология, целевая архитектура системы, перечень существующих бизнес процессов, функциональные требования Заказчика, схемы бизнес процессов As Is. Готовый отчет направляется Заказчику, далее происходит совместное обсуждение, внесение необходимых корректировок и утверждение отчета. Завершением этапа Обследование является согласование Отчета об обследовании, уточнение стоимости и сроков следующего этапа Моделирования.

На этапе Обследование важно, что бы сотрудники заказчика проявили максимальную вовлеченность в проект и предоставили как можно более полную информацию о текущих бизнес-процессам, предоставили документацию, формы используемых отчетов и печатных форм.

С чем сталкиваемся на этапе Обследования.

Персонал Заказчика воспринимает проведение интервью как некое исследование их работы для последующих оргвыводов. Сотрудники неохотно делятся информацией, приходится тянуть клещами. Что бы этого избежать Заказчику необходимо до начала проекта провести информационную кампанию внутри предприятия о том, что планируется реализовать проект по внедрению ИС, для чего он нужен, какие цели преследует и т.д. Другими словами прогреть коллектив на эту тему.

Команда Заказчика поверхностно относится к изучению и предоставлению обратной связи по подготовленными с нашей стороны документам, очень долго не читают, потом читают за 5 минут наискосок, либо согласовывают не читая вовсе.

Можно ли исключить этап Обследования и сразу идти в Моделирование? Да, такой вариант возможен, например объединить два этих этапа, отказаться от отрисовки схем, отчета и после первичного сбора и анализа информации, сразу приступать к Моделированию. В этом случае возникает экономия бюджета и сокращаются сроки. Подобные решения обсуждается на этапе предпроектной подготовки.

В следующем посте расскажу об этапе Моделирования.

#1c #проектное