Когда BI и система аналитики не нужны и достаточно Excel или Google Sheets

Есть шутка, что на Excel построена вся мировая финансовая система. И это не совсем шутка.

Excel и Google Sheets используют компании любого масштаба. Таблицы позволяют загружать данные из внешних источников, выполнять расчёты, строить сводные таблицы и графики, автоматизировать операции с помощью макросов, VBA или Apps Script.

Во многих случаях этого действительно достаточно.

Представим, что четыре сотрудника ежемесячно готовят отчёты для руководителя. Каждый добавляет в свой файл новый лист. Через год руководитель получает 48 листов, через два — 96. Чтобы сравнить год с годом, приходится собирать ещё один отчёт.

Не очень оптимально, но внедрять BI пока не надо. Можно хранить все периоды в одной таблице, где каждая строка содержит дату, подразделение, показатель и значение. Отдельный лист использовать для сводных таблиц и графиков, а сам файл разместить в общем хранилище с резервным копированием и управлением доступом. Такая таблица может нормально работать несколько лет и приносить пользу, а ее поддержка и обновление не занимает много времени.

Как понять, что Excel или Google Sheets достаточно?

Проверьте:

• файлы быстро открываются, пересчитываются и обновляются на обычных рабочих компьютерах
• понятно, откуда получен каждый показатель
• правила расчёта показателей зафиксированы
• файлы хранятся централизованно, а не на компьютере одного сотрудника
• настроены резервное копирование и права доступа
• актуальную версию отчёта не приходится искать среди десятков копий
• другой сотрудник способен разобраться в отчёте без помощи его автора
• сбор и проверка отчётности не занимают значительную часть рабочего времени сотрудника

Если эти условия выполняются, внедрение BI может оказаться преждевременным.

При этом объём данных нельзя оценивать только количеством строк. Миллион строк технически помещается на лист Excel, но такой файл может открываться и пересчитываться мучительно долго. А 50 тысяч строк со сложными формулами, связями и макросами иногда создают больше проблем, чем несколько миллионов строк в базе данных.

Поэтому небольшой объём — это объём, с которым сотрудники могут работать без ожидания, зависаний, постоянного разделения файлов и покупки отдельного компьютера для одного отчёта.

Когда Excel уже не достаточно

Однажды я столкнулся с крупной компанией, в которой основная работа с данными велась в Excel, а внедрённая BI-система оставалась красивой игрушкой для нескольких человек. Сотни папок с отчётами. Данные собирались вручную, соединялись через ВПР и другие функции, обрабатывались с помощью макросов.

Формально Excel и сотрудники выполняли свою задачу: отчёты создавались и передавались руководству. Но фактически вся аналитическая система компании существовала в головах сотрудников и в структуре папок на их компьютерах.

В такой ситуации компании нужна система:

• централизованное хранение данных
• автоматическая загрузка из источников
• единые правила расчёта показателей
• сохранение истории
• разграничение прав доступа
• документация
• BI как инструмент анализа и визуализации

Ещё один показательный критерий — доля времени сотрудника, которая уходит на механическую подготовку данных. Если большую часть месяца он переносит цифры между файлами, исправляет формулы и запускает макросы, то он занимается не аналитикой, он вручную выполняет работу, которую должна делать система.

При этом покупать BI решения и внедрять систему аналитики только для того, чтобы выглядеть зрелой компанией, тоже не стоит. Плохая BI-система может оказаться дороже и сложнее, чем сотня Excel-файлов. Сначала нужно понять, где хранятся данные, как рассчитываются показатели и какие решения принимаются на их основе. И только потом выбирать инструмент.