В распределённых командах доступ обычно раздаётся не по логике, а по инерции: добавили человека в чат — значит, «в команде». А потом выясняется, что подрядчик видит переписку, которую видеть не должен, а клиент не видит статуса, который ему нужен.

Чат — плохая граница доступа. Сколько у вас чатов создано только потому, что состав участников чуть-чуть другой?

Я описал сценарий управляемой работы с внешними: приглашение адресное (доступ получает конкретный человек), роль задаёт рамку прав, к задаче можно подключить участника точечно сверх исполнителя. Чувствительное уходит в приватные обсуждения с доступом по участию, а не по доступу к проекту. И отдельно — приёмка как общий язык результата: завершение отделено от приёмки (finish → accept/decline).

Права стоит давать под задачу, а не «на всякий случай». Полный сценарий: https://pro-dela.ru/articles/use-case-distributed-team?utm_source=setka&utm_medium=social&utm_campaign=use-cases-distributed

Где у вас проходит граница доступа для внешних — по ролям или по тому, кого добавили в чат?