Менеджер отправляет юристу заявку на договор.

В заявке клиент, сумма и короткое пояснение: «условия как обсуждали».

Формулировка огонь. Особенно если юрист в этом обсуждении не участвовал.

Формально менеджер свою часть сделал. Заявка создана, письмо отправлено, задача переехала дальше. На схеме можно спокойно вести стрелку к юридическому отделу.

Только юрист открывает заявку и видит не вход для работы, а набор догадок.

Какие именно условия обсуждали. Кто согласовал скидку. Почему срок подписания завтра, если сегодня никто ещё не видел нормальные исходные данные.

И дальше начинается не подготовка договора, а восстановление событий.

Менеджеру пишут в чат. Потом звонят. Потом поднимают переписку с клиентом. Потом оказывается, что часть условий была в голосовом сообщении, часть - в старом КП, а часть «ну мы же с ними всегда так работаем».

Очень крепкая база для юридического документа. Почти монолит.

На схеме всё выглядит завершённым: менеджер передал заявку, юрист принял её в работу, процесс пошёл дальше.

В жизни предыдущий шаг не закончился. Он просто передал дальше то, что ещё нельзя использовать.

Действие выполнено. Результат нельзя использовать дальше.

И это касается не только заявок на договор. Счёт можно выставить без привязки к договору. Отчёт можно выгрузить так, что руководитель сначала открывает Excel и начинает осторожно выяснять, почему цифры живут отдельно от реальности.

Формально всё это результаты работы. Для следующего участника - заготовки для уточнений и жуткая головная боль.

Проблема не в том, что люди плохо работают с документами. Часто они делают ровно то, что написано: создать заявку, подготовить договор, выгрузить отчёт.

В процессе не определено, каким должен быть результат шага, чтобы следующий участник мог работать дальше без раскопок.

Не заявка вообще. А заявка, по которой юрист может подготовить договор.

Не договор вообще. А договор, который можно согласовать, подписать и исполнить.

Не отчёт вообще. А отчёт, по которому можно принять решение, а не открыть вторую таблицу и начать сверять её с третьей.

Поэтому в хорошем анализе процесса смотрят не только на действия. Смотрят на то, что остаётся после действия.

У каждого шага есть не только исполнитель и срок. У него должен быть результат, пригодный для следующего шага.

Если этого нет, компания начинает производить не результаты, а полуфабрикаты управленческого труда.

Вроде передали. Вроде сделали. Вроде даже срок не нарушили.

А потом следующий участник открывает файл и задаёт главный вопрос любого не до конца завершённого шага:

«А что здесь имелось в виду?» Ну это если настоящего эмоционально окрашенного русского переводить😉

Если следующий участник сначала восстанавливает смысл, предыдущий шаг ещё не закончился.

Ещё больше обо мне | sergey-suslov.ru