😱Неожиданный пост. Как отменить протокол испытаний?

Мы проанализировали более 80 разделов по оформлению протоколов и более 200 протоколов испытаний разных лабораторий и заметили одну закономерность.

Практически везде есть фраза: 📄 «При обнаружении ошибки предыдущий протокол аннулируется, оформляется новый». Или: 📄 «Если ошибка не влияет на достоверность результатов, оформляется дополнение к протоколу».

Но вот что конкретно должна сделать лаборатория от момента обнаружения ошибки до выдачи исправленного протокола заказчику практически нигде не описано.

Поэтому сегодня поговорим о том, что обязательно должно быть в процедуре отмены протокола.

🔹 1. Основание для отмены Это может быть приказ директора, распоряжение руководителя лаборатории или другой внутренний документ, в котором указано, какие протоколы аннулируются и по какой причине.

❗Этот документ понадобится и при аннулировании записи о протоколе во ФГИС Росаккредитации.

🔹 2. Ответственные и сроки Кто принимает решение? Кто аннулирует запись во ФГИС? Кто оформляет новый протокол? Кто уведомляет заказчика? Все эти действия и сроки лучше сразу определить в приказе или распоряжении.

🔹 3. Что оформляется взамен Вариантов обычно два: ✅ новый протокол, выданный взамен предыдущего; или ✅ дополнение к ранее выданному протоколу.

Этот порядок или сразу оба обязательно должны быть описаны в документах СМ.

Если оформляете протокол взамен, используйте фактическую дату и подписи действующих уполномоченных лиц. ❗ Не нужно пытаться найти руководителя лаборатории, который уже давно уволился, что бы он подписал протокол. 💡 Из практики мы чаще рекомендуем выпускать протокол взамен, а не дополнение. Логика таких изменений более понятна для работы. Но есть нюансы, про них в п.6

🔹 4. Уведомление заказчика Заказчика необходимо уведомить о том, что протокол аннулирован. Лучше делать это письменно по электронной почте или официальным письмом. Во время проверки именно письмо подтвердит, что лаборатория выполнила свою обязанность. Телефонный разговор подтвердить практически невозможно.

Также в письме можно попросить вернуть ошибочный экземпляр протокола и уточнить, нужен ли новый протокол взамен.

🔹 5. Внесение информации во ФГИС После оформления основания для отмены и протокола взамен необходимо выполнить соответствующие действия с записью во ФГИС. ▶️ Как это сделать, показали здесь: https://rutube.ru/video/0c5cf61d723380c2de50e84a2f2459d6/

🔹 6. Осторожно с сертификационными испытаниями ⚠️ Если протокол использовался для сертификации или декларирования продукции, не спешите его аннулировать. Сначала согласуйте действия с органом по сертификации и заказчиком. В противном случае могут возникнуть последствия для действующего сертификата или декларации.

❌ Что для вас самое сложное при отмене протоколов: ФГИС, уведомление заказчика или оформление документов? Делитесь в комментариях.