1С + Excel: почему без уникального идентификатора вы никогда не сведёте учёт😵‍💫

Если вы работаете в 1С и параллельно ведёте что-то в Excel, вы наверняка сталкивались с этим:

Открываете Excel, открываете 1С, пытаетесь сверить данные. Вроде бы названия совпадают, а цифры — нет. И вы не можете понять: это ошибка в данных? Или это вообще разные позиции, просто назвали одинаково? Должности, контрагенты, номенклатура, статьи затрат, сотрудники — везде одна и та же проблема:

➖в 1С есть две позиции с одинаковым названием, но разными условиями; ➖в Excel та же ситуация, но как их идентифицировать относительно 1С непонятно. Пытаетесь сверить остатки, оклады, цены — и ничего не сходится.

А всё потому, что у вас нет уникального идентификатора, который бы связывал запись в 1С и строчку в Excel.

📌В чем смысл?

У каждого объекта в 1С есть свой уникальный идентификатор:

➖у позиции штатного расписания — код позиции; ➖у контрагента — ИНН; ➖у товара — код номенклатуры; ➖у сотрудника — табельный номер; ➖у документа — номер.

Это то, что однозначно идентифицирует запись.

Если вы ведёте Excel-таблицу параллельно с 1С, вы должны добавить туда колонку с этим идентификатором из 1С. Не название, не комментарий — а именно уникальный идентификатор.

Потому что:

➖названия меняются; ➖названия повторяются; ➖названия сокращают, пишут с ошибками, дописывают комментарии.

Идентификатор — всегда один и тот же.

⁉️Что будет, если не сделать?

1️⃣Вы никогда не будете уверены, что сверяете одну и ту же позицию. 2️⃣Вы будете тратить часы на ручные сверки. 3️⃣Вместо того чтобы найти ошибку, вы будете гадать, та ли это позиция.

Итог: ошибки в учёте, потеря времени, недоверие к цифрам.

📍Пример

Штатное расписание.

В 1С — две позиции «Менеджер по продажам» с разными окладами и надбавками. В Excel у вас тоже 2 строчки. Сверяете количество единиц — не сходится. Почему? Потому что, когда вы по ВПР подтягиваете кол-во единиц по наименованию позиции, подтягивается кол-во единиц по той позиции, которую Excel “увидел” первой, но так как - это разные позиции, то, конечно, одна позиция по количеству у вас сойдется (и не факт, что она будет нужная), а вторая нет. А, если бы вы сравнивали по уникальному коду, то вы бы получили корректные данные по каждой позиции.

✅Что делать?

На этапе внедрения 1С или в момент, когда вы только начинаете вести учёт в Excel, заложите правило:

Для любых объектов, которые вы планируете сверять с 1С, добавляйте в Excel колонку с уникальным идентификатором из 1С (например, товары - код номенклатуры) .

#Pro1С #ProExcel