Кто из нас помнит о таком документе, как должностная инструкция (ДИ)? Как часто ее вообще читают? Полагаю что, даже впервые ставя подпись, мало кто вникает, о чем она и зачем нужна. Мы привыкли подписывать пачку кадровых бумаг при приеме на работу и успешно забывать о них.

Но в критические моменты мы рвем на себе волосы забывая, что любой рабочий конфликт можно решить в плоскости этого простого документа. Признаюсь честно: на прошлых местах работы, если мне не выдавали ДИ под предлогом «ее пока нет», я напрягалась. А когда все-таки получала на подпись, искренне удивлялась. Было совершенно непонятно, кто, когда и для чего писал этот текст — с моими реальными обязанностями он не имел ничего общего. И все же пару раз я успешно прибегала к этому документу, чтобы поубавить список требований к своей персоне в связи с отсутствием на то четких указаний.   Должностная инструкция  это живой документ, который не должен быть прибит гвоздями. По мере развития вашей компании, меняются правила, условия и требования и документ должен это отражать. Историчность документа ретроспективно может помочь отразить ваши успешные и ошибочные решения.

Должностная инструкция должна работать на вас, уважаемый работодатель, а не пылиться в архивах.

1. При открытии вакансии HR может строить образ кандидата исходя из требований, описанных в документе а не мифического розового пони недовыгруженного из чьей то головы. На личном опыте специалиста сопровождения четко уяснила и работает железобетонно. Если человек постоянно на что-то жалуется, я заставляю его описать проблему в виде письма. И, не поверите, , буквально через час человек перезванивал со словами «пока писал, сам все понял что и где я делаю не так». С должностной инструкцией то же самое: пока руководитель не пропишет обязанности текстом, он сам не поймет, кого ищет.

2. Для бизнеса важно выбирать нужных специалистов, а не людей из личных предпочтений. Почему это важно? Пока они тратят не свои деньги на бесконечный подбор, вы теряете время и срываете сроки. В ответ вы будете слышать грустные рассказы на отсутствие достойных кандидатов или плохую работу HR и доказать обратное без ДИ невозможно, у вас нет линейки для возможности измерить.

3. Потеря права на результат. Если в ДИ четко не зафиксированы обязанности, вы юридически и фактически не сможете предъявить сотруднику претензии за плохо выполненную работу.

4. Без инструкции адаптация превращается в хаос. И как работодатель, вы снова несете скрытые убытки, пока новый сотрудник пытается разобраться в иерархии, рамках своих задач и еще куче неопределенностей. Также увеличивается риски текучести кадров, что увеличивает ваши скрытые расходы в разы. Т.к каждый подбор нового сотрудника стоит компании не малых денег и это плюс к тем естественным потерям связанных с адаптацией.

5. Отсутствие ДИ лишает вас стандартной систематизации процесса, что особенно становится критичным с ростом компании и увеличением штата сотрудников.

Можно перечислять пункты бесконечно, преимуществ гораздо больше, чем вам может показаться. Заставьте документ реально работать вместо того чтобы нанимать команду коучей, которые начнут замазывать стены с плесенью свежей штукатуркой за ваш счет.