Небольшие рекомендации для event менеджеров пишут все и каждый раз статьи уходят в космос, растворяясь в кадровой текучке пыле-газовых ивент гигантов.

Попробую зайти с технической точки зрения и дать свои краткие рекомендации для комфортной работы.

И так, что нужно для хорошей конференции

1. Ответственный за зал. Обычно это отдельный человек, который дежурит в зале во время мероприятия или может по звонку прийти и выключить/включить кондиционер, свет, решить вопросы с расстановкой кресел, президиума, трибуны

2. Готовый сценарий проведения + печатная или в электронном виде программа с докладчиками. Когда есть время подготовится к докладчиками, организовать структуру принятия и хранения материалов презентаций, то сокращается вероятность ошибки.

3. По возможности, отправить, принести презентации всех докладчиков за день до мероприятия или максимум за полтора, два часа до открытия, чтобы была возможность проверить все материалы ( слайды, видео, фото)

Если в презентации используются стандартные шрифты - то можно Power Point, если важно сохранить дизайн - PDF, либо картинки.

Почему технические специалисты не любят PDF - потому, что “из коробки” Adobe reader не работает в режиме докладчика и не показывает количество оставшихся слайдов. А знать это важно для взаимодействия всех технических служб на больших конференциях, либо необходимо ставить другие программы, что не всегда возможно или не всегда такие программы известны.

4. Если презентаци присылаются во время конференции , то нужен единый канал принятия материалов - отдельный чат в мессенджере, отдельная почта и т.д. и отдельный человек для контроля ( если документов очень много) Важно установить единый шаблон названия файла, например ФИО_Краткое_Название далее pptx или PDF или любой другой тип файла для показа.

5. Технические нюансы: - нужно ли показывать режим докладчика на суфлере трибуны докладчика? - нужно ли показывать таймер на суфлере для докладчика и президиума? ( мы же хотим все сделать красиво бесшовно и незаметно для зрителей) - нужно ли вести видеозапись презентации докладчика с включением слайдов в презентацию? - нужно ли звуковое сопровождени? ( фоновая музыка, микрофоны) - далее зависит от сложности конференции( съемка, перевод, трансляция, световое и звуковое сопровождение)

Почему эти вопросы важны. От этого зависит набор оборудования и схемы подключения суфлеров. А от этого зависит время на монтаж, настройку и количество человек сопровождающих конференцию.

Для простой конференции достаточно двух человек: - Ответственный за зал - Опытный технический специалист ( видео, свет при наличии, звук) В основном видео+звук.

Для сложной конференции может потребоваться большая команда отдельных специалистов и техников сцены.

А что для вас - хорошая конференция?