Есть ли разумный предел улучшения офисных процессов?

Этот вопрос не перестаёт быть мне интересен, пожалуй, на протяжении всей профессиональной деятельности.

Сразу оговорюсь: я не рассматриваю производственные процессы — там другой мир и во многом другие подходы. Хотя некоторые методы из производства неожиданно хорошо «выстреливают» и в офисной среде.

На мой взгляд, улучшение большого и сложного процесса стоит начинать с понимания его основ: как он устроен, из чего состоит и зачем вообще выполняется.

Сложный процесс раскладываем на подпроцессы, а затем — на элементарные операции.

И здесь быстро обнаруживается, что многие офисные процессы завязаны на электронные средства обработки информации. Понимание разницы между цифровизацией и автоматизацией помогает искать более рациональные способы организации работы.

Ещё один полезный инструмент — реинжиниринг. Иногда стоит поставить вопрос ребром:

Можно ли вообще не выполнять ту или иную офисную операцию, но сохранить полезный эффект от её выполнения?

Итак, стартовая точка: перед нами схема бизнес-процесса, и мы пытаемся понять, что в ней можно улучшить.

Для себя я выделяю три основных варианта:

Ускорить — сократить время выполнения операции. Цифровизировать — убрать ручные трудозатраты и снизить влияние человеческого фактора. Исключить — перестать выполнять операцию, сохранив её полезный результат. Третий вариант особенно созвучен идеальному конечному результату — ИКР из методологии ТРИЗ.

Ускорить Здесь может помочь алгоритмизация, что во многом созвучно понятию автоматизации процесса.

Например, можно написать скрипт, который позволит выполнять частую, ручную и очень муторную операцию быстрее и без ошибок.

Как именно его разработать — с помощью ИТ-подразделения или самостоятельно, используя собственные навыки и инструменты ИИ, — уже второй вопрос. Главное — проверить решение, запустить его на реальной задаче и оценить результат.

Примеры:

- сбор сотен однотипных отчётов и их сведение в единый аналитический срез; - автоматическая проверка файлов на ошибки; - формирование оперативной обратной связи по результатам проверки.

Цифровизировать В этом случае операцию выполняет уже не человек с помощью алгоритма, а цифровой инструмент — своего рода «чёрный ящик».

Человек становится поставщиком входных данных и пользователем конечного результата.

Некоторые операции сегодня можно полностью передать ИИ. Но до начала практического использования потребуется подготовить корректные запросы, определить критерии качества и обязательно проверить результаты.

Делать это можно вместе с ИТ-подразделением или самостоятельно — при наличии необходимых навыков.

Примеры:

- анализ и систематизация больших текстов; подготовка протоколов встреч; - классификация документов и входящих обращений; - формирование первичных выводов по массиву информации.

Но наиболее интересным и одновременно сложным мне кажется третий путь — не ускорять операцию и не передавать её цифровому инструменту, а полностью исключить.

Об этом — во второй части.

Какой подход чаще встречается в вашей практике: ускорение, цифровизация или полное исключение операций?