В предыдущей публикации я выделил три основных способа улучшения офисных процессов:   - ускорить операцию; - цифровизировать её; - полностью исключить, сохранив полезный результат.   На мой взгляд, именно третий вариант — самый сложный.

Исключить   В корпоративной среде такие изменения требуют определённой смелости.   Приходится отказываться от «ритуальных» действий, которые выполняются по традиции, потребляют заметные ресурсы, но дают нулевой или близкий к нулю результат.   Почему эти действия продолжают существовать?   «Так исторически сложилось».   «Мы всегда это делали».   «Наверное, кому-то нужен этот отчёт».   «В инструкции написано».   На практике исключение лишних операций встречается реже всего. Хотя именно оно часто способно дать наиболее существенный эффект.   Подготовку предложений по улучшению процессов, на мой взгляд, рационально доверять эксперту, который одновременно:   - понимает суть и особенности конкретного процесса; - видит его изнутри; - способен своими руками разработать хотя бы MVP инструмента; - может сразу проверить решение на практике.   Это отчасти напоминает роль FDE (Forward Deployed Engineer), только на стороне бизнеса.   Ведь кто лучше сотрудника, ежедневно выполняющего конкретные офисные задачи, может рассказать, что именно в них стоит изменить?   Здесь уместно вспомнить и о «лени как двигателе прогресса».   Человек, находящийся внутри процесса, часто замечает мелкие, но важные детали, которые сложно увидеть при взгляде извне. А стремление снизить трудозатраты приводит к поиску способа выполнения работы, который оказывается гораздо эффективнее предписанного инструкциями.   Конечно, одного знания процесса недостаточно. Нужны ещё способность посмотреть на привычные действия критически, понимание возможностей современных инструментов и готовность самостоятельно проверить свою идею хотя бы на уровне прототипа.   Возможно, разумный предел улучшений определяется не технологиями, а нашей готовностью задавать неудобные вопросы привычным процессам:   - Зачем мы это делаем? - Кто использует результат? - Что произойдёт, если перестать это делать? - Можно ли сохранить полезный эффект другим способом?   А какие примеры быстрых улучшений офисных операций есть у вас? Что удалось ускорить, цифровизировать или вовсе перестать делать — без потери полезного результата?