Функция ВПР. Впервые об этой функции я услышал на одной из лекций во время обучения в университете. Тогда преподаватель усердно пытался обучить нас ключевым инструментам Excel, которые были особенно востребованы у работодателей. Но в силу возраста и жизненных приоритетов (классическая учёба в университете, как и у многих, не была приоритетом №1) должного внимания я не уделил (а зря!).

На своём первом месте работы по профилю (позиция — «Экономист») с этой функцией также не встречался. Вёл бюджеты, в которых нужно было руками переносить планы от отделов, а затем — сверять их с фактом и задавать вопросы в случае расхождений. Но вот при переходе на текущее рабочее место функция ВПР была упомянута сразу на собеседовании. И в течение двух недель (отработка при увольнении с первого места работы) я активно изучал синтаксис функции, смотрел примеры её применения и практиковался сам.

В общем, функция ВПР позволяет быстро перенести данные из одного массива в другой на основании схожих (или полностью идентичных значений). Не нужно сравнивать таблицы вручную и «тянуть циферку из одной ячейки в другую». Единственное условие — функция работает с данными, расположенными вертикально. Однозначно рекомендую к применению — сэкономите себе много часов на работе с таблицами.

Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Очень крутой инструмент в дополнение к функции ВПР. Связка «ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ» при правильной настройке позволяет переносить данные, независимо от структуры массивов. Значения расположены горизонтально? Связка не почувствует эту преграду, если вы правильно настроите синтаксис. Да, с формулой придётся повозиться (в функции ВПР всё гораздо проще), но эффект будет ощутим.

Сводные таблицы. Знакомство с этими невероятными табличками, которые «в два клика» структурируют данные из огромного количества строк, произошло случайно. Просто тыкнул на сводные таблицы в ленте Excel и пошёл копаться в интерфейсе.

Помимо того, что сводные таблицы структурируют большие объёмы данных в удобные таблички, их можно настраивать практически под любой тип анализа, меняя структуру в специальном конструкторе. «Крутите-вертите» заголовки исходного массива и каждый раз получаете новую таблицу. Отличный способ посмотреть на данные с разных сторон — однозначный «рекомендасьон» с моей стороны.

Условное форматирование. Вы когда-нибудь сравнивали значения в массиве на предмет «одни значения имеют бОльшую долю, а другие — меньшую»? Вручную выискивать каждое число и считать, насколько оно велико по отношению к общей сумме значений в строке/столбце/таблице, муторно, долго и совершенно неэффективно!

Но условное форматирование легко решает эту задачу. В своём «стандартном виде» (если мы не говорим о ручной настройке правил) оно позволяет раскрасить диапазон данных в разные цвета, в зависимости от значений ячеек. Например, ячейки с крупными цифрами выделяются зелёным цветом (так как занимают «львиную долю» в массиве), а с мелкими — красным. А все промежуточные значения раскрашиваются в жёлто-оранжево-зелёные оттенки. Удобно, не правда ли?

А ещё, в условном форматировании можно настраивать различные правила: выделить повторяющиеся (или, наоборот, уникальные) значения, посмотреть, какие ячейки входят в ТОП-5/10/15 (как вашей душе угодно) по своей величине и многое другое. В общем, отличная опция, чтобы не портить своё зрение длительным просмотром цифр.

VBA. Инструмент, который вызвал следующую эмоцию: «Мама, смотри, я умею программировать». Да, это специальный интерфейс в Excel, в котором можно написать код для макросов. А макросы — это что? Это автоматизация! А автоматизация — это что? Это наше всё (как минимум, очень удобно и круто — перекинуть скучную рутину на программу).

С помощью VBA мне удалось автоматизировать некоторые отчёты на работе, а также создать мини-коды для ускорения решения типовых задач (которые, к сожалению, нельзя полностью автоматизировать). Если вы уже уверенно владеете Excel, посмотрите в сторону VBA — не пожалеете!

А какие инструменты Excel, по-вашему мнению, являются самыми полезными, мощными, эффективными и «всё в этом духе»?