Ранее я писал о трёх способах улучшения процессов: ускорить, цифровизировать или исключить операцию. Последний вариант самый сложный. Чтобы перестать что-то делать, нужно признать: привычная операция, возможно, уже не приносит пользы.

Как обнаружить такую операцию?

1) Операция существует давно, но никто не объясняет её цель. На вопрос «Зачем?» отвечают: «Так сложилось», «Так написано в инструкции» или «Наверное, это кому-то нужно». Чтобы докопаться до истины в этом случае предстоит «перелопатить» множество ЛНД без гарантии обнаружения ответов.

2) Результат регулярно создаётся, но фактически никем не используется. Сотрудник формирует отчёт и отправляет его привычному списку адресатов, однако не знает, кто его читает и какие решения принимаются на основе данных. И, на мой взгляд, это пробелы во внутренних коммуникациях горизонтального характера. Наладив этот вопрос, можно более эффективно обнаруживать «ритуальные» операции.

Иногда отчёт готовят просто «на всякий случай». На его сбор, проверку и согласование ежемесячно уходят часы, особенно если участвуют разные подразделения.

Признаком может быть и ручной перенос одних данных между системами, когда никто уже не помнит, почему системы нельзя связать и нужна ли информация в обеих. Да, быть может, такая ситуация сложилась из-за невозможности прямой интеграции систем (информационная безопасность не согласует и т.п.) и это оправдывает такой подход при отсутствии альтернатив.

Бывает сложнее: одна операция контролирует другую, а та сама давно потеряла смысл. Работа создаёт новую работу, но не полезный результат.

Стоимость таких действий обычно никто не считает: она распределена между сотрудниками и скрыта внутри рабочего времени. Пять минут здесь, двадцать там - операция кажется почти бесплатной. В масштабе организации цифры будут другими.

Почему же от подобных действий так трудно отказаться?

Продолжать привычное психологически проще, чем взять ответственность за отмену. Если предложить перестать делать, придётся обосновывать решение и отвечать за последствия.

Для первоначальной проверки можно задать простой вопрос: Что произойдёт, если мы перестанем выполнять эту операцию на месяц?

Речь не о бесконтрольной отмене. Сначала нужно определить получателей результата, оценить риски и предусмотреть быстрый возврат прежнего порядка.

Если после контролируемой паузы никто не заметил отсутствия результата и не запросил его, возможно, перед нами корпоративный ритуал.

Какие признаки лишней работы вы замечаете в офисных процессах? Приходилось ли вам отменять операции, необходимость которых никто не ставил под сомнение?