📣 Back-to-back: как совещания пожирают ваш день и что с этим делать

Продолжаем изучать практики регулярного менеджмента. Сегодня - четвертая и, пожалуй, самая болезненная: проведение совещаний

У каждого участника совещаний свои причины любить или не любить эту практику. Скажем честно, желающих активно совещаться - единицы. И все потому, что эффективность встреч нужно поднимать

🗣️ Знакомьтесь: back-to-back meetings. Это когда ваш календарь выглядит как одна сплошная лента встреч. Без перерывов, без обеда, без шанса выдохнуть

На своем опыте я наблюдал одну распространенную закономерность на разных предприятиях: большинство таких встреч - не необходимость, а результат управленческой лени или страха. Вот некоторые типы таких «полезных мероприятий»:

🚩«Соберем народ, а там разберемся» Проблема еще не сформулирована, цель не ясна, но уже позвали 15 человек от менеджера до директора. Итог предсказуем: два часа разговоров, ноль эффекта

1️⃣ЭТАП ПОДГОТОВКИ

🔸 Определите цель, процесс и результат, а также место, время, состав участников и задания на подготовку. Укажите это в приглашении 🔸 Приглашайте своевременно: участники должны найти время в расписании и успеть подготовиться 🔸 Планируйте состав и количество участников. Для совещаний по разработке решений оптимально 5-9 человек, длительность - не более 60 минут

☝️ ЦПР формирует организатор совещания. Он определяет, зачем команда собирается, по какому процессу пойдет обсуждение и какой результат должен быть на выходе

🚩«У меня есть мнение по любому поводу» Всегда найдется человек, который говорит много, но по делу мало. Его выступления затягивают встречу на час, а ценность нулевая. В Lean это и есть потери. Бороться с этим просто: ведущий обязан вежливо, но твердо возвращать дискуссию к повестке

2️⃣ЭТАП ВЕДЕНИЯ

🔸Начинайте и заканчивайте вовремя. Встреча может закончиться досрочно, если достигнут запланированный результат 🔸Ясно обозначайте роли: ведущий, ответственный за соблюдение повестки и контроль времени, секретарь, который пишет протокол 🔸Фокусируйтесь на повестке. Вопросы, не входящие в повестку, отмечаются как отклонение и не обсуждаются 🔸Уважайте друг друга

🚩 «Поговорили, поговорили, разошлись» Люди встречаются, обмениваются мнениями, расходятся. Решений нет, ответственных нет. Через неделю собираются снова. В нашей практике это называется нарушением принципа «одна встреча - одно решение». Если вы не можете сформулировать, что должно измениться после встречи, не проводите ее

3️⃣ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ

🔸Резюмируйте. Лучше составлять резюме по ходу совещания в поле зрения участников - на флипчарте или проекторе 🔸Благодарите участников 🔸Рассылайте мемо. Протокол должен быть кратким, содержательным, отражать договоренности, сроки, ответственных. Поручения формулируйте в виде «глагол + существительное» (например, «создать план действий»). На рассылку - не более 2 дней, на согласование - 2 дня после рассылки

Совещания необходимы для проектов Lean Six Sigma 1️⃣На стадии Define - kick-off встреча для формулировки проблемы, целей проекта 2️⃣На стадии Mesuare - совещания, где команда выявляет корневые причины через 5 Why и диаграмму Исикавы 4️⃣На стадии Improve - обсуждение пилотных решений и выбор лучшего варианта на основе данных 5️⃣На стадии Control - регулярные статус-встречи для мониторинга показателей и недопущения отката

Практика Визуальное управление - ваш помощник: ведите совещание у доски, фиксируйте решения наглядно, используйте диаграммы, статусы и контрольные карты

#Теоретический_подкаст #БережливоеПроизводство #вформе