Внедрение системы в 600+ организаций для руководителя такого проекта — это испытание его профессиональных качеств. Каждая из них имеет кучу нюансов и особенностей, работает со своими документами, подписями и локальными сетями, и почти во всех них люди не хотят СЭД. Они не ждут от него облегчения, а только новых обязанностей и проблем. Это- мой проект внедрения СЭДа в образовательных учреждениях Свердловской области. Среди них были и огромные колледжи, и совсем маленькие исправительные учреждения где-то в дебрях региона.

Обычный подход: «Да просто технически сделайте все, а там разберемся». Итог такого подхода: техподдержка тонет в заявках, пользователи нервничают, совершают ошибки и максимально саботируют работу в системе, электронные документы теряют юридическую силу, адресаты получают кучу косячно сделанных и ошибочно направленных документов, а система пухнет от новых гигабайт данных, которые в нее начали валиться.

Как я построила процесс масштабирования: 1. «Умный заказчик». В первую очередь я обучила руководителей проектов со стороны каждого юрлица. Выдала им подробную инструкцию — от настройки сетей до согласования подписей. Чтобы они стали не просто «пользователями», а архитекторами своих процессов. Провела предварительное ВКС, где очень подробно объяснила, как именно сейчас изменится документооборот, как и кто должен работать в системе, что именно организационно нужно сделать, где и как взять Випнеты, какие ЭЦП нужно использовать, и дала каждой организации полное понимание, что у них есть я, они не одни, они могут позвонить мне- и я отвечу на любой вопрос от бизнес-архитектуры до ваших страхов. 2. Конвейер по 30-40 организаций в неделю. Я разбила 600+ юрлиц на группы. У меня был четкий график, когда какая организация должна попасть в СЭД. Каждая неделя — новый поток: · ПН — массовое обучение (техника именно для тех, кто будет в системе+ идеология+ живой диалог в режиме реального времени, в форме ВКС). · ВТ — участники подают документы. · СР–ЧТ — техподдержка вводит их в систему. · ПТ — я лично на телефоне. 3. «Живой консультант». Пока техподдержка создавала учетные записи, я работала с людьми: снимала страх, объясняла, как синхронизировать реальные процессы с СЭД, как найти адресата, как проставить в шаблон документа метки, как извернуться из ситуации, если випнет один, а директор и его зам сидят в разных зданиях, “Ой, нам пришел документ!!! А как на него ответить?”, “А у нас уволился директор и его зам и никто не знает, что делать”. Это- по 18 часов на телефоне каждый день. Но оно имеет смысл. Наличие такого “живого консультанта”- это очень важно. Для всех этих людей, которые не хотели никакого СЭДа. Для того, чтобы не просто технически сбахать на организацию СЭД, а именно прижить его в организации. Ввести его в жизнь как удобное и совсем нестрашное средство деловой жизни. Это мост между системой и страхом.

Результат моего подхода: · 600+ юрлиц введены за 3 месяца и в каждом из них проведены проекты внедрения. · 3 000+ пользователей обучены. · Техподдержка не захлебнулась. · Система не упала. · Участники понимают правовые риски и свою ответственность. И они работают. Не боятся. Не саботируют систему.

Почему это сработало: · Системность (группы, четкий график). · Идеология (люди понимают «почему», а не просто «как»). · Юридическая база (инструкции защищают всех).

Я знаю, что значит “прижить” систему в организации. Это не про технологию. Это- про людей. Качественным я называю не то внедрение, по итогам которого организация чисто технически получает систему, а то, когда люди без страха начинают там работать и им УДОБНО, потому что СЭД органично вплетена в процессы, которые с ней синхронизированы.

Презентация: https://disk.yandex.ru/i/ECcFtyFDdqoJ3Q

Пример Инструкции: https://disk.yandex.ru/i/M9vCTJ3P7o9HJQ

Вам предстоит масштабирование системы в распределённой структуре — предлагаю готовый кейс, который можно адаптировать к вашим условиям. Он работает везде, где есть сопротивление и масштаб.

#ЭДО #масштабирование #управлениепроектами #внедрение #цифроваятрансформация #системныйподход