В предыдущем посте я рассуждал о бизнес-эксперте, который способен заметить проблему и довести гипотезу до прототипа. Но даже работающий прототип ещё не доказывает, что улучшение стоит внедрять.

После проверки необходимости операции остаётся второй вопрос: оправданы ли затраты ожидаемым эффектом?

Небольшое офисное улучшение часто выглядит слишком незначительным, чтобы им заниматься.

«Мы экономим всего пять минут».

«Эту операцию выполняют лишь несколько раз в неделю».

Начать можно с предварительной оценки экономии времени:

экономия на одном выполнении × частота × количество исполнителей × период.

Пять минут кажутся мелочью. Но для двадцати сотрудников при десяти повторах в неделю это более шестнадцати часов. За год набирается несколько рабочих месяцев одного человека.

При этом время - далеко не единственная составляющая эффекта.

Стоит учитывать:

- снижение количества ошибок и повторной работы; - уменьшение возвратов и согласований; - скорость получения результата; - сокращение переключений между системами и задачами; - снижение зависимости от конкретного сотрудника; - высвобождение внимания для экспертной работы.

Последний пункт сложно измерить. Копирование данных занимает десять минут, но затем требуется время, чтобы вернуться к аналитической задаче.

Но это первичный расчёт. Разработка, внедрение, тестирование, обучение, поддержка и изменения тоже требуют ресурсов. Поэтому стоит считать полную стоимость решения и срок окупаемости.

Прототип показывает, можно ли реализовать идею. Пилот на ограниченном участке проверяет реальную экономию, качество и частоту использования до полноценного проекта.

Здесь снова важна связка бизнеса и ИТ. Работник-пользователь может точнее оценить частоту операции, исключения и реально высвобожденное время. ИТ поможет учесть стоимость внедрения, безопасность, поддержку и масштабирование. Если считать только одну сторону, результат получится удобным для обоснования, но не обязательно реалистичным.

Полезно заранее зафиксировать исходное состояние и критерии успеха. Иначе после запуска почти любое изменение можно объявить полезным: решение уже создано, усилия потрачены и признать отсутствие эффекта психологически трудно.

Даже положительный локальный расчёт не означает улучшения всего процесса: работа может переместиться на следующий этап. Об этом - в следующей публикации.

Иногда простой макрос или скрипт даёт больший эффект, чем крупная система, потому что точно попадает в частую и дорогую операцию.

Возможно, ценность улучшения следует измерять не масштабом разработки и не модностью инструмента, а полезным результатом с учётом времени, качества, рисков и полной стоимости изменения.

А как вы оцениваете эффект небольших офисных улучшений? Кто в вашей практике подтверждает результат - автор идеи, пользователь, ИТ или владелец процесса?