#мастерскаясэкспертом 🛠 Мастерская с экспертом. Ответ. Спасибо всем, кто включился в обсуждение! Выстраиваем четкий алгоритм действий в этой ситуации.
Напомним ситуацию: флешка, на которой хранилась резервная копия, вышла из строя. На ней были сканы протоколов, заявок, документов СМ и технических записей.
Что делаем? 👇 1️⃣ Регистрируем несоответствие Фиксируем факт: резервная копия стала недоступна из-за выхода из строя носителя.
Можно конечно просто купить новую флешку, снова скопировать документы и сделать вид, что ничего не произошло, но система резервного копирования дала сбой, значит, ситуацию нужно как минимум проанализировать, а как максимум зарегистрировать как несоответствующую работу.
2️⃣ Определяем, что именно утрачено Проводим «инвентаризацию» - какие документы были на флешке, за какой период и сохранились ли они в других местах. Тут очень может выручить «Журнал регистрации резервного копирования», если он предусмотрен СМ, или формулировки в самой СМ в части объема копирования. Например, сканы актов отбора утрачены, но сами акты хранятся на бумаге. Значит, информацию можно восстановить. 💡 Здесь важно разделять утрату резервной копии и утрату самой записи. Это не одно и то же.
3️⃣ Оцениваем влияние Если оригиналы документов сохранились на бумаге и/или файлы есть на рабочих компьютерах, фактически записи не потеряны - потеряна их резервная копия.
Если же какие-то записи существовали только на неисправной флешке, ситуация серьезнее. Нужно определить, какие работы и результаты затронуты и какие последствия может иметь невозможность восстановить эти записи.
4️⃣ Восстанавливаем резервную копию Создаем новые копии из сохранившихся источников: 📄 бумажный оригинал: повторно сканируем; 💻 файл на компьютере: повторно копируем.
И обязательно проверяем, что созданная резервная копия действительно открывается и данные можно восстановить.
5️⃣ Устанавливаем причину и разрабатываем КД Причина здесь не «сломалась флешка». Проблема в другом: отказ одного носителя привел к недоступности всей резервной копии.
Поэтому логичное КД тут изменить саму систему резервного копирования.
Например: 💾 внешний жесткий диск; 💻 дополнительная копия на другом компьютере, например начальника ИЛ; ☁️ серверное или облачное хранилище, если это допускается правилами организации. Но с этим вариантом нужно быть осторожными, ибо п.6.6 и 7.11 тоже не просто так существуют.
6️⃣ Вносим изменения в документы СМ После такого случая стоит пересмотреть установленный порядок резервного копирования и четко определить:
📌 что копируем; 📌 куда; 📌 с какой периодичностью; 📌 кто отвечает; 📌 где хранятся копии; 📌 как проверяем, что резервная копия создана и из нее действительно можно восстановить данные.
Теперь выход из строя одной флешки не будет событием лабораторного масштаба 😎
