#ОшибкиНаПрактике - Дебиторка
Не копите акты и дебиторку. Даже если кажется, что «мы же все обсудили»
Сколько раз я себе говорил:
• заключай договоры, • подписывай акты вовремя, • не копи дебиторку, • фиксируй все работы.
И все равно иногда наступаю на те же грабли.
Кейс из практики.
Один текущий проект начинался как обычная переверстка страниц, а потом перерос в глобальную перекройку проекта.
По нему у нас было два договора:
— один на верстку; — второй на техподдержку.
Казалось бы, что может пойти не так? И там, и там понятные работы.
По верстке действительно все было более-менее ясно. Почти без проблем.
А вот по техподдержке началась классика: внезапные задачи, срочные ремонты, работы по выходным, дополнительные правки. Количество часов стало расти, и заранее его было сложно спрогнозировать.
По ходу дела мы внедрили для всех проектов еженедельные отчеты.
В отчете указывали:
— какие работы сделали; — сколько часов ушло; — сколько это стоит.
И вроде бы все прозрачно.
Если за неделю выходит условно 100 тысяч, то понятно, что за месяц сумма меньше уже не станет.
Но прошло почти три месяца.
Я пришел с просьбой закрыть всю дебиторку, отправил счета с подробным описанием. И на один счет, где была самая большая сумма, получил ожидаемую реакцию:
«Как так? Такого быть не может».
И вот тут нас спасло то, что все работы велись в Красотуле CRM.
Я за минуту подготовил отчет и отправил подробную расшифровку: задачи, часы, комментарии, стоимость.
Надо отдать должное клиенту: диалог был спокойный и адекватный.
Да, сообщений было много. Да, пришлось разбирать детали. Да, клиент не со всем был согласен.
Но разговор шел нормально: клиент писал, почему не согласен, а мы в ответ давали таблицу с фактами и комментариями по каждой спорной работе.
В итоге договорились, что раз отчеты еженедельные, то и счета с актами тоже будем выставлять еженедельно.
Для меня это еще один урок.
• Недостаточно просто хорошо делать работу. • Недостаточно просто вести учет. • Недостаточно просто отправлять отчеты.
Нужно вовремя закрывать документы и деньги.
Потому что клиент должен заниматься своим бизнесом, мы — своим делом, а не тратить силы и нервы на разбор накопившихся счетов за три месяца.
Кейс закончился нормально.
Но вывод простой: если работа идет по часам, особенно в техподдержке, акты и счета надо выставлять регулярно. Иначе даже при нормальных отношениях можно самому создать неудобную и нервную ситуацию.
