Иногда самые полезные проверки системы происходят совершенно случайно. Без аудитов, консультантов и стресс-тестов. Достаточно одного небольшого сбоя. Вот, например, однажды у одного из сотрудников неожиданно (ну, то есть как и всегда) вышел из строя ноутбук.

Обычная рабочая ситуация. Техника ломается, но ведь ничего критичного. Казалось бы... Ведь уже через несколько часов начали появляться вопросы. Не те, типа как войти в свою почту, или где рыба отчётов. А более серьёзные: «А какая версия документа последняя?», «У кого остался доступ к вот этой нужной информации?».

И всё - сам ноутбук перестал быть главной проблемой уже в первый день. Проявились процессы, которые раньше выглядели вполне надёжными, а на практике держались на одной точке, на одном устройстве, или на одном сотруднике, на одном способе передачи информации.

До этого момента система казалась устойчивой, все работало: отчёты формировались, документы были доступны, задачи выполнялись. Но стоило исчезнуть одному элементу, как начали проявляться скрытые зависимости. Согласитесь, что многие компании оценивают эффективность процессов и почти не оценивают их устойчивость. Это ведь совершенно разные вещи.

Эффективный процесс отвечает на вопрос: «Насколько хорошо мы работаем сегодня?», а устойчивый процесс отвечает на другой вопрос: «Что произойдёт завтра, если один из элементов системы исчезнет?»

Я уже замечал, что бизнес часто незаметно начинает зависеть от конкретных людей. Но зависимость может возникать не только от людей: от файлов, от устройств, от отдельных поставщиков, от конкретных подрядчиков, от уникальных навыков, от неформальных договорённостей. Самое неприятное, что такие зависимости редко видны в спокойный период, они проявляются только после сбоя. Поэтому сегодня меня всегда настораживает ситуация, когда процесс имеет единственный способ выполнения:

• Один ответственный.
• Одно место хранения.
• Изолированный источник информации.
• «Ключевой» поставщик.
• Одну точку принятия решения.

Именно в этот момент система становится уязвимой, даже если внешне всё выглядит идеально. Однажды, во время работы в крупной федеральной компании, меня спросили: «У тебя есть план на случай смерти директора?». Вроде шутка, но кто его знает… И тогда я стал подготавливать «План Бэ». Вообще для всего. Иногда он прямо сильно спасал.

Спросите себя: «Что произойдёт, если завтра исчезнет какой-нибудь критически важный элемент процесса?» Не навсегда, хотя бы на неделю. Если ответ вызывает беспокойство, значит проблема уже существует, просто она ещё не проявилась. Посмотрите на свои процессы. Где находится ваша самая очевидная точка отказа? И что произойдёт с бизнесом, если она перестанет работать уже завтра?

#практикапростыхрешений #бизнес #управление #операционноеуправление #бизнеспроцессы #системныйбизнес #предприниматель #эффективность #менеджмент #масштабированиебизнеса #управленческиерешения #операционныйдиректор #собственникбизнеса