Уникальный идентификатор организации в госинформсистемах: почему это важно и как это работает.

В региональных и федеральных системах электронного документооборота часто работает сразу несколько систем документарного плана: основной ЭДО, система обращений граждан, документы ДСП, архив долговременного хранения. У всех этих систем разное назначение, но есть одна общая задача — вести учёт документов организаций-участников.

И тут возникает вопрос: как не запутаться в документарных потоках, если участник один, а систем у него несколько; если в одной системе очень много участников - разных юрлиц?

Ответ: нужен уникальный идентификатор, единый для всех систем документарного плана.

В Свердловской области такой идентификатор присваивается каждой организации при входе в первую систему документарного плана (сейчас это системы СЭД и «Обращения граждан»). Он остаётся за организацией навсегда и больше никому не передаётся. Присваиваться он должен централизованно сотрудником, который проверит документы - основания (выписку из ЕГРЮЛ). Очень осторожно нужно при этом относиться к случаям реорганизации юридических лиц: например, к вливанию одного юрлица в другое в форме присоединения.

Номера дел в номенклатуре должны начинаться с этого идентификатора и вставляться во все системы документарного плана. Это единственный способ отделить документарный массив одного участника от другого.

Если вы сейчас создаёте или развиваете региональные / федеральные правительственные системы документарного плана — закладывайте единый идентификатор организаций в архитектуру с самого начала. Иначе через несколько лет номенклатура превратится в кашу, и при организации (внедрении) электронного архива встанет огромная проблема разделения документарных массивов разных юрлиц.

#ЭДО #госсектор #архитектура #идентификатор #управление #опытБорисовской