Площадка обещала зал на 4000 человек. Нашими стульями влезло 2200

Мы это увидели, когда отрисовывали техплан: стулья просто не помещались.

Первая мысль была, что накосячили мы сами. На этой площадке регулярно проводят события на заявленное число людей, значит цифра рабочая и дело в нас.

Перерисовали план. Потом ещё раз. Итераций через 10 мы дошли до состояния, когда всерьёз обсуждали 2 варианта: либо мы совершенно тупые, либо площадка жёстко обманывает, и тогда обманывают все конкуренты, которые на ней работали.

Оказалось, что площадка считает вместимость по самым узким стульям, а мы закладывали широкие.

Под какой именно стул посчитали 4000, нам не сказали. По габаритам сходится кьявари: 40 см в ширину и 44 в глубину. У нас в плане стоял конференц-стул на полозьях, 53 на 60. Почти вдвое больше площади на каждого гостя, отсюда и 2200.

И это ещё стулья, которые хотя бы стоят на месте и видны на плане, а пересчитывать их никто из гостей не станет.

Шампанское пересчитают. Недобрали 20 бутылок - и вам сообщат об этом хором, задолго до финала.

Туалеты тоже пересчитают, ногами. А если алкоголя закупили щедро, а туалетов поставили по нижней границе норматива, то вам это будут вспоминать дольше, чем всю программу.

Всё, что мы считаем на каждом проекте, я собрала в одну таблицу и отдаю её целиком.

Она называется «Планер события», в ней 16 листов. Чтобы заработали расчёты, заполнить нужно 2: «Моё событие» и «Участники».

Остальное частью считается само, частью вы ведёте по ходу подготовки, как любой рабочий файл проекта: подрядчиков, платежи, документы, план дня.

Бутылки каждого напитка с поправкой на формат события и время суток. Порции салата и горячего, потому что кейтеринг разговаривает порциями, а не килограммами.

Туалеты в 2 колонках: по нормативу и по-человечески, это разные числа.

Мощность, медики, охрана и честная пометка там, где норматива не существует вовсе. Сроки подачи уведомления в органы.

И отдельный лист со стульями: 12 моделей проката с реальными габаритами и проверка обещания площадки, куда вводишь заявленную вместимость и получаешь свою.

Забирайте и копируйте себе: ПЛАНЕР СОБЫТИЯ

А у вас была история, когда цифра из договора не сошлась с тем, что получилось на площадке? Расскажите в комментариях, из таких историй у меня и рождаются посты.