Когда процессный офис начинает функционировать в компании, сначала все относятся скептически. Даже если в компании просто один аналитик бизнес-процессов в каком-то отделе, всё равно будет непонимание: кто он такой и в чем суть его работы?

В этом посте расскажу как сделать так, чтобы стейкхолдеры поняли вашу ценность и стали активно сотрудничать.

1) Вы - помощник, не контролёр Задачи могут приходить из разных источников. Лучший вариант - владелец процессов обратился сам. На практике чаще: - руководитель уровнем выше, чем владелец процесса может попросить разобраться в БП; - вы работаете на проекте и вышли через анализ других процессов на этого стейкхолдера; - вы как аналитик инициируете сами деятельность по описанию БП (в отдельном посте разберем нужно это или нет).

На первой установочной встрече объясните, что вы пришли не затем, чтобы выявить и всем показать, что он не прав. Вы пришли помочь посмотреть на процесс со стороны, оценить можно ли еще лучше и оптимальнее, и не оказывает ли он негативное влияние на другие БП и наоборот. Аналитик - инструмент и владелец процесса может с его помощью провести изменения или зафиксировать потенциальные точки роста.

2)Не ждите, пока расскажут обо всех проблемах Когда уходите на анализ БП, то проявляйте инициативу. Посмотрите сами где и что можно улучшить, а самое главное как можно улучшить. Да, владелец процесса может не согласиться на эти изменения, но это не останется незамеченным и точно лучше, чем ждать пока назовут все “узкие места”. На то мы и аналитики, чтобы анализировать и предлагать. Покажите пример и стейкхолдеры начнут сами рассказывать о том, что им не нравится в процессе.

3)Приходите с драфтом TO BE Здесь может быть сейчас очень спорный пункт, но я считаю, что если стоит задача разработать TO BE, то аналитик должен прошерстить всю информацию и приходить к бизнесу с драфтом схемы.

Во-первых, это помогает сильнее погрузиться в контекст процесса. Во-вторых, это расшевелит стейхолдеров и им понравится такой формат, больше чем устраивать моделирующие сессии в формате “давайте накидаем процесс TO BE”.

У меня был кейс, когда нужно было в кратчайшие сроки выстроить процессы, которых не было вообще. Но были лучшие практики, какая-то документация по предметной области, которую нужно было изучить. Я подготовила драфты TO BE без моделирующих сессий и пришла к рабочей группе сразу с ними. Все активно вовлеклись в работу и стали давать комментарии что нужно по-другому. Так схемы для реализации процессов были подготовлены на 2 недели раньше установленного срока.

В-третьих, мы - аналитики и наша задача анализировать. Работая с процессом, мы должны стать немного экспертом в нем, а как иначе предлагать решения по улучшению, если не разбираемся в процессе хотя бы теоретически?

Я очень люблю общаться с людьми, разбираться в разных процессах и чем сложнее, тем лучше. Описала то, что работает у меня. Как вы, согласны с этим или нет?

#бизнес-аналитика #процесс #аналитик #процессноеуправление #оптимизацияпроцессов