В предыдущем посте я рассуждал о том, кто должен следить за полезностью автоматизации и принимать решение о её изменении или отключении. Но даже если результат перестал быть нужен, предложение об отмене может встретить сопротивление.

И не всегда дело в привычке или нежелании что-то менять.

Представим отчёт, который регулярно готовят, но исполнитель не видит, как его используют. Для него это лишняя работа. Для руководителя - подтверждение, что сотрудники проверили ситуацию. Для другого участника - свидетельство того, что информация передана и свою часть задачи он выполнил.

Один документ, но несколько разных ожиданий от его существования.

Часть этих ожиданий может соответствовать официальному назначению отчёта, о котором исполнитель просто не знает. Но у операции бывает и негласная функция: снизить тревогу, подтвердить выполнение обязанности или разделить ответственность. При этом ожидания участников ещё не доказывают, что операция действительно выполняет эту функцию.

Согласование может почти не менять документ, но давать сотруднику уверенность, что решение принято не им одним. Совещание может редко заканчиваться конкретными поручениями, но оставаться единственным местом, где подразделения узнают о планах друг друга.

Это не оправдывает любую операцию. Но помогает понять, почему очевидное для одного человека улучшение выглядит потерей для другого.

Мы предлагаем убрать таблицу, а человек слышит предложение отказаться от контроля. Мы хотим сократить согласования, а исполнитель видит риск остаться один на один с последствиями решения.

И пока разговор идёт только о трудозатратах, стороны могут так и не услышать друг друга.

Поэтому к привычному вопросу «Кто использует результат?» я бы добавил ещё один:

Что именно человек потеряет, если этой операции больше не будет?

Информацию для решения? Возможность вовремя заметить отклонение? Подтверждение, что его поручение выполнено? Или просто ощущение, что всё находится под контролем?

Это разные ответы, и работать с ними нужно по-разному.

Если нужна информация об отклонениях, возможно, достаточно сообщать только о них, а не еженедельно собирать полный отчёт. Если требуется подтверждение получения данных, его можно отделить от многоступенчатого согласования. Если исполнитель не понимает границ своих полномочий, удаление очередной подписи само по себе не даст ему уверенности принимать решения.

На мой взгляд, задача здесь - не обязательно сохранить операцию, а найти менее затратный способ закрыть обоснованную потребность.

Чтобы понять, обоснована ли она, стоит спросить: как потеря этой функции скажется на результате работы - и по каким признакам мы сможем это проверить?

При этом важно не перепутать реальный контроль с его видимостью. Сам факт получения отчёта ещё не означает, что кто-то проверил данные и отреагировал на проблему. А желание сохранить влияние или возможность перекладывать ответственность не делает действие полезным для организации.

Негласную функцию нужно не автоматически признать необходимой, а вынести в открытое обсуждение: что она даёт, кому и какой ценой?

Иначе можно исключить операцию на бумаге, но не решить задачу, из-за которой она существовала. Тогда вместо отменённой операции со временем может появиться новая таблица, дополнительная встреча или другое согласование - уже под новым названием.

А встречались ли вам операции, которые казались бесполезными, пока не становилось понятно, какую негласную функцию они выполняют? Что помогло: отмена действия или другой способ закрыть стоявшую за ним потребность?