Самый простой способ выстроить процессы в dev-команде
Способ который работал всегда и везде на всех моих проектах в корпорациях и маленьких командах. Везде везде. Первое что нужно сделать это нарисовать краткую простую схему текущих процессов. Если вы не до конца понимаете сам процесс то соберите команду и нарисуйте его вместе AS IS.
Когда процесс нарисован соберите всех участников и начиная с последнего спросите что ему нужно от предыдущего по процессу участника для успешного выполнения задачи. Таким образом распутывая клубок в обратную сторону мы выясним требования для перехода между этапами.
Этот подход наиболее действенен в случае использования Scrum и Kanban.