Неэффективную встречу обычно пытаются исправить инструментами: добавить agenda, сократить время, назначить модератора, заранее разослать материалы.

Но иногда проблема не в том, как проводится встреча. Проблема в том, что у неё изначально нет понятной цели.

- Не определено, кто принимает решение - назначается встреча. - Не распределена ответственность - встреча. - Нужно собрать статусы от пяти человек - всех пятерых приглашают на общий звонок. - Информация не подготовлена заранее - её начинают читать и разбирать вместе.

В результате встреча становится способом компенсировать отсутствие ясных договорённостей и нормального процесса. Это не только субъективное ощущение. В исследовании Microsoft Work Trend Index 68% респондентов говорили, что им не хватает непрерывного времени для концентрации в течение рабочего дня. Среди основных препятствий для продуктивности участники называли неэффективные встречи. Microsoft Work Trend Index

Есть и другая проблема: само присутствие людей на встрече ещё не означает, что удалось получить их мнение. Люди по-разному обрабатывают информацию. Кто-то легко формулирует позицию непосредственно во время разговора, кому-то нужно сначала изучить материалы и подумать. Поэтому обсуждение в реальном времени часто создаёт преимущество для тех, кто быстрее реагирует и активнее говорит.

Отсюда довольно простой фильтр, который полезно применять до того, как встреча появилась в календаре: Что должно стать по-другому после этой встречи? - Должно быть принято решение? - Выбран один из вариантов? - Найдено решение проблемы? - Распределены конкретные действия?

Если результат понятен, можно решать, кого приглашать, какие материалы нужны заранее и как построить обсуждение.

Если же на вопрос о результате встречи нет ответа, возможно, не нужно искать идеальную agenda или сокращать встречу с часа до 30 минут.

Возможно, эту встречу просто не нужно проводить.

Больше полезного: https://t.me/lessmesswork