И сэкономили 15 часов в месяц 👇

В любом отделе существуют традиции. Вот и у нас в кадрах они были.

Каждый приказ, назначение, материальная помощь — сначала заполняли в программе, потом вручную переносили в вордовский документ. Дважды. Руками.

На это уходили часы. Кадровики задерживались, чтобы успеть закрыть все бумаги. А ошибки при ручном переносе — вообще отдельная история.

Плюсом к ежедневной рутине на нашем отделе стояла задача автоматизации. Я написала ФТТ (функционально-технические требования):

— прописала логику заполнения унифицированных форм (приказы, назначения); — описала, откуда подтягивать данные из кадровой базы; — добавила логику проверки и доработки по нужным падежным формам (чтобы ФИО и должности в документе склонялись автоматически); — сформулировала требования так, чтобы разработчики не переспрашивали и не возвращали заявку на доработку из-за пропущенных деталей.

Вместе с IT внедрили доработку. Дальше — тестирование. Я проверяла:

— корректно ли подтягиваются данные; — правильно ли программа склоняет ФИО в приказах; — формируется ли документ без ошибок; — работает ли кнопка «сформировать» на разных типах приказов.

Фиксировала замечания, возвращала разработчикам на исправление, проверяла снова. И только после этого — запуск.

Теперь программа сама: — заполняет формы; — подтягивает данные; — склоняет должность/профессию, ФИО по падежам; — формирует готовый документ по одной кнопке.

Кадровику остаётся только проверить и подписать.

Результат: ручной труд сократился на 15+ часов в месяц. Ошибки при заполнении исчезли. Готовые приказы и назначения формируются автоматически.

📩 Если в вашей компании есть процессы, которые отнимают время на рутину, — напишите. Найдём лазейки и соберём карту навигаций.