Для успешного внедрения цифрового документооборота участникам рынка необходимо учитывать следующие технические и организационные факторы:

Операторы ИС ЭПД. Обмен документами осуществляется исключительно через аккредитованных Минтрансом России операторов информационных систем. Прямое подключение компаний к государственной базе невозможно.

Электронная подпись (УКЭП). Для придания документам юридической силы используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Все участники процесса (водитель, кладовщик, бухгалтер, представитель получателя) должны иметь действующие сертификаты УКЭП.

Момент перехода ответственности.  Цифровой формат позволяет фиксировать передачу груза с точностью до секунды. Подпись водителя в мобильном приложении при приемке товара автоматически запускает таймер ответственности перевозчика и расчет времени простоя.

Адаптационный период. Несмотря на то, что закон вступает в полную силу 1 сентября 2026 года, предусматривается адаптационный период. До 1 марта 2027 года действует мораторий на штрафы за нарушения правил оформления ЭПД, чтобы бизнес успел обновить ПО и обучить персонал.

Хранение документов. Срок обязательного хранения ЭПД составляет 5 лет после окончания перевозки. Документы хранятся в зашифрованных архивах операторов ИС ЭПД, обеспечивая неизменность данных для налоговых и судебных проверок.

Исключения. В отдельных случаях, установленных приказами Минтранса, допускается временное использование бумажных носителей (например, при форс-мажорных обстоятельствах, отсутствии связи в удаленных регионах или сбоях в работе реестра доверенных узлов).   Переход на ЭПД кардинально меняет скорость обработки грузов: время на оформление комплекта документов сокращается с нескольких дней до минут, а риск потери бумаг или расхождений в данных сводится к минимуму. Однако для международных перевозок компаниям потребуется выстраивать интеграцию своих учетных систем (ERP, TMS) с платформами операторов ЭПД и сохранять компетенции в оформлении классических международных товаросопроводительных документов (в первую очередь, CMR).

Готовьтесь к переходу заранее! Проверьте наличие УКЭП у сотрудников и интеграцию вашей системы с операторами ЭПД. Расскажем подробнее