В КЭДО мы постоянно работаем с персональными данными: ФИО, должности, документы об образовании, сведения о трудовой деятельности и другие данные работников. Поэтому после ТК РФ и 149-ФЗ логично открыть следующий закон - 152-ФЗ «О персональных данных».

Что регулирует 152-ФЗ в КЭДО? ❗️ Если коротко: закон устанавливает правила, по которым работодатель собирает, использует, хранит, передает и защищает персональные данные работников. И здесь важно понимать: персональные данные - это не только вопрос информационной безопасности. Закон регулирует весь процесс их обработки - от цели и основания до хранения и уничтожения.

✔️ Понимаем, какие персональные данные и зачем обрабатываем. Для каждой цели обработки нужно определить конкретный перечень персональных данных, которые необходимы для этой цели. То есть данные не собираются «на всякий случай»: для каждой цели заранее определяем, какие именно сведения нужны и будут обрабатываться.

Например, если данные нужны для оформления командировки, определяем перечень данных, необходимых именно для организации этой командировки.

✔️ Определяем правовое основание обработки. Согласие работника - не единственное возможное основание для обработки персональных данных. 152-ФЗ предусматривает разные основания, в том числе случаи, когда обработка необходима для выполнения обязанностей, установленных законодательством. Поэтому важно не превращать КЭДО в коллекцию согласий на всё подряд. Для каждой обработки нужно понимать ее конкретное правовое основание.

✔️ Настраиваем правила доступа и защиты. Персональные данные должны быть защищены от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления и распространения.

Например, работник видит только свои кадровые документы, руководитель - документы сотрудников в пределах своих полномочий, а специалист по кадрам - документы работников, с которыми он работает.

То есть доступ к персональным данным должен предоставляться не всем пользователям системы, а только тем, кому он необходим для выполнения рабочих задач.

✔️ Определяем правила хранения и уничтожения. В локальных актах должны быть определены, в том числе, сроки обработки и хранения персональных данных и порядок их уничтожения при достижении целей обработки или наступлении иных законных оснований.

И здесь снова важный момент для КЭДО: хранить документ в системе просто потому, что «место есть», недостаточно. Нужно учитывать установленные сроки и требования законодательства.

❗️ Если коротко: ТК РФ отвечает за правила кадрового электронного документооборота, 149-ФЗ - за общие требования к информации и информационным системам, а 152-ФЗ - за правила работы с персональными данными, которые обрабатываются в этой системе.

Именно поэтому при внедрении КЭДО недостаточно проверить только кадровые процессы. Нужно еще определить, какие персональные данные обрабатываются, для каких целей, на каком основании, кто имеет к ним доступ и как организованы их хранение и защита.

Но на этом работа с электронным кадровым документом не заканчивается. Его нужно правильно хранить и обеспечивать сохранность в течение установленного срока. 🔜 А значит, дальше разберу нормативную базу, которая регулирует хранение электронных кадровых документов: ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и приказ Росархива № 77 от 31.07.2023, устанавливающий правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях.