Почему работа занимает все отведенное на нее время?
Дали неделю - сделают за неделю. Дали три - сделают за три. Задача при этом одна и та же.
Обычно это списывают на лень. Дело не в лени. Под этим лежат как правило две причины, и все - разумное поведение нормальных людей внутри системы, которая сама их к этому подталкивает.
1.Сдавать работу раньше - не выгодно исполнителю
Человек называет срок с запасом не потому, что хитрит. Наоборот: он хочет быть ответственным и не подвести. Запас - это его страховка на случай, если что-то пойдёт не так.
А теперь представьте, что он сдал раньше. Что произойдёт через 2-3 сдачи работы преждевременно? Правильно: руководитель просто урежет срок. Страховку отобрали, а риск остался на исполнителе.
Достаточно одного такого случая, чтобы человек больше не сдал работу досрочно и никогда не назвал честную цифру. Он не испортился. Он просто выучил правила игры, в которой честность играет не в его пользу.
2.Студенческий синдром
Дали неделю - начнём в четверг. Знакомо всем, кто когда-нибудь писал диплом.
Беда не в самой прокрастинации. Беда в том, что запас сгорает в начале, когда он не нужен. А когда на четвёртый день вылезает неожиданность, спасать проект уже нечем: время, отложенное ровно на этот случай, потрачено на раскачку.
Давайте пораскидаем мозгами, так ли оно нам поможет, если отдельный исполнитель сложного проекта сдает работу раньше?
Допустим, звёзды сошлись, и человек закончил раньше срока. Дальше работа идёт следующему. А следующий не готов: он планировал взяться в понедельник, у него сейчас своя задача, и принять вашу он физически не может.
Выигрыш испаряется. Проект не поехал быстрее ни на час.
И вот отсюда главное следствие, ради которого стоит дочитать:
Опоздания в цепочке складываются, а опережения теряются.
Опоздал один - сдвинулись все, кто за ним. Успел раньше - никто этого не заметил. Именно поэтому проект, где каждый участник «в среднем укладывается», в итоге всё равно опаздывает.
Что с этим делать?
Забрать запас из каждой отдельной задачи и собрать его в один общий запас на проект. Тогда время тратится там, где реально прижало, а не там, где просто лежало без дела.
Перестать наказывать за досрочную сдачу. Спрашивать не «за сколько сделаешь», а «сколько займёт, если у тебя будет всё нужное и никто не будет дёргать». Исполнители должны быть уверены - им никто не предъявит за неточную оценку сроков.
Сделать передачу работы эстафетой. Следующий должен быть готов принять раньше срока, а не «по графику». Иначе досрочная сдача бессмысленна.
Если кто-то не работает, пока ожидает принять свою эстафету - не надо нагружать его работой, просто ради того чтобы не было простоя. Самая основная цель это выполнить критическую последовательность задач которые выполняются по очереди и без которых завершить проект невозможно (критическая цепь). Если кто-то в этом процессе ничего не делает - ну и что? Он должен быть на низком старте, мобилизован, готовым принять эстафету. И как только дошла очередь принять оезультат предыдущего исполнителя чтобы стартонуть свою работу, следующий исполнитель должен выполнить ее как можно быстрее.
Это требует перестройки мышления. Почему? Потому-что наш здравый смысл подсказывает нам: все все время должны работать! Так мы сделаем больше! Каким-то образом произойдет синергия, и мы улучшим результат совместных усилий!
Звучит красиво.
Только это вывод поверхностный, на самом деле сложные системы так не работают:
«Максимальная загрузка всех элементов системы не приводит к максимальной производительности системы. Такой подход, напротив, приводит к снижению общей эффективности, так как делается, может быть, и больше, но не то, что надо, не так, как надо и не тогда, когда надо.»
Если мы мыслим «локальными оптимизациями», а не «оптимизацией всей системы через узкое место», то тогда простой для нас кажется потерей. Хотя по факту все наоборот. Локальный простой в точно выверенном месте - обеспечивает системе необходимую гибкость и эффективность, и ту самую необходимую способность подхватить свою очередь работы и сделать ее как можно быстрее.
