Как собрать несколько документов в одной папке Диска Битрикс24 и отправить клиенту одну внешнюю ссылку вместо множества почтовых вложений.

Передача клиенту одного документа обычно не вызывает сложностей. Совсем другая ситуация возникает, когда вместе с письмом нужно отправить договор, приложение, коммерческое предложение, презентацию, спецификацию и дополнительные материалы. Сотруднику приходится следить за размером каждого вложения и проверять, все ли необходимые документы прикреплены.

С помощью «Почта + Диск (удобная совместная работа)» несколько файлов можно собрать в одной папке Диска Битрикс24 и передать клиенту одной внешней ссылкой. Получателю не нужно отправлять отдельный адрес для каждого документа – ссылка ведет сразу ко всему подготовленному комплекту.

Когда одна ссылка удобнее нескольких вложений

Типичный пример – работа менеджера по продажам. После переговоров клиенту необходимо передать договор, презентацию продукта, техническое описание и несколько дополнительных файлов. Какие-то документы могут быть небольшими, а другие – превышать допустимый размер почтового вложения.

Вместо того чтобы решать вопрос отдельно для каждого файла, можно сформировать единый комплект. Это особенно удобно, когда все материалы относятся к одной сделке, проекту, клиенту или этапу работы.

Сначала файлы, затем папка

В приложении можно выбрать сразу несколько файлов с компьютера или просто перетащить их через drag and drop. До начала загрузки отображаются названия документов, их размеры и общий объем.

Если случайно выбран лишний файл, его можно убрать до запуска операции. Таким образом, сотрудник сначала проверяет будущий комплект и только затем отправляет его на Диск.

Отдельная папка для каждого комплекта

Для новой отправки можно создать отдельную папку. Чтобы каталоги на Диске не превращались в набор непонятных названий, предусмотрены шаблоны вроде «Файлы · дата · ФИО», «Файлы · дата и время» или «Файлы · тема · дата».

Например, менеджер может создать папку «Файлы · Материалы по договору · 04.09.2026». Название разрешается изменить перед загрузкой, поэтому его легко адаптировать под внутренние правила компании.

Необязательно каждый раз начинать заново

Если клиенту уже отправляли материалы и теперь требуется передать еще несколько документов, новую папку создавать необязательно. Можно найти существующую и загрузить дополнительную партию файлов туда.

Приложение также предлагает последнюю использованную папку. Это удобно в проектах, где обмен документами происходит регулярно и один комплект постепенно дополняется новыми материалами.

Что получает клиент

После успешной загрузки создается внешняя ссылка на папку. В письмо вставляется именно она, а не набор тяжелых вложений. Клиент открывает адрес и получает доступ к размещенным в этой папке материалам.

Такой подход особенно удобен при передаче презентаций, фотографий, видео, архивов, юридических документов, проектных материалов и других комплектов, которые логически должны находиться вместе.

Что делать при ошибке загрузки

Если один из нескольких файлов загрузить не удалось, успешно переданные документы не удаляются. Приложение показывает фактический результат операции и сообщает о файлах с ошибками.

Проблемные документы можно выбрать повторно и добавить в ту же папку. Если же не удалось загрузить ни одного файла, приложение не формирует ложную публичную ссылку и запись об успешной операции.

Единый комплект вместо набора вложений

Такой сценарий полезен не только отделу продаж. Бухгалтерия может передавать комплекты закрывающих документов, маркетинг – фотографии и макеты, юристы – договор с приложениями, проектная команда – результаты очередного этапа работ.

В результате «Почта + Диск (удобная совместная работа)» позволяет превратить набор разрозненных документов в понятный комплект: файлы загружаются в одну папку Диска Битрикс24, а клиент получает одну внешнюю ссылку вместо множества почтовых вложений.