Экономия не в экономности Ивент-индустрия - очень интересная история. Здесь за короткий срок фактически создаётся мини-брендинг под конкретное событие: нужно соблюдать корпоративные стандарты, но при этом сделать «интересно», собрать огромное количество носителей и скоординировать большую команду. И всё это к конкретной дате, которую нельзя перенести.
При этом в кризис именно в ивенте часто появляется идея: а давайте здесь немного срежем косты. Но моя история сегодня даже не совсем про кризис.
На одном из недавних проектов в последние дни перед мероприятием:
«Нам нужно ещё три награды».
— Тираж уже запущен, количество было согласовано. Нашли возможность, изготовили, привезли. Стоимость дополнительного тиража примерно х2 за штуку относительно основного.
«Нам нужно ещё вот тут забрендировать».
— Допечатываем огромные баннеры за день до ивента. Монтаж с вечера перед мероприятием уезжает в глубокую ночь.
«Наконец-то согласовали мерч, можно запускать».
— Мерч чудом успевает на площадку, а часть летит самолётами вместе с командой. Логистика в итоге обходится дороже, чем если бы получение и транспортировку можно было бы спланировать заранее.
Всё это мы в итоге сделали. Но каждый такой пункт стоил проекту дороже, чем стоил бы, если бы решение было принято заранее. В бюджете ли, в героизме людей ли — всё, что появляется «срочно», всегда имеет цену.
Реальная экономика проекта складывается не только из стоимости фанеры, ткани, печати или работы людей. В ней есть ещё время.
Производству нужно купить материал и поставить задачу в график. Дизайнеру подготовить макеты. Технической команде забронировать оборудование. Логистике физически успеть довезти всё на площадку.
Когда решение, которое должно было появиться две недели назад, появляется за два дня до мероприятия, остаётся два варианта:
Первый: это всё ещё можно сделать, но уже срочно и дороже.
Второй: это физически невозможно сделать за оставшееся время.
Не потому что подрядчик плохой. Просто машина не печатает быстрее своей мощности, груз не телепортируется, а нужное оборудование может уже стоять на другой площадке.
А еще.. Можно выбрать подрядчика дешевле, а потом перепечатать материал.
Можно отказаться от цветопробы, а на площадке увидеть совсем не тот цвет, который был в брендбуке.
Можно не закладывать человека на координацию — а потом самим искать, кто что не отправил, почему производство ждёт файл и кто вообще должен был этим заниматься.
Можно сэкономить 20 тысяч в одном месте и потом потратить 50 на срочную переделку.
При этом я совершенно не считаю, что нужно всегда выбирать самого дорогого подрядчика.
Дорого ≠ хорошо.
Для меня разумная экономия — это другое:
• заранее принять ключевые решения; • вовремя передать материалы в работу; • выбирать подрядчика не только по цене, а по опыту и включенности; • распределить ответственность; • не менять фундаментальные вещи в последний момент, не просчитывая последствий.
Иногда самая дорогая статья проекта — это не материал и не подрядчик. Это решение, принятое слишком поздно.
