Допустим, мы оказались в ситуации, когда расчёт обещал экономию времени, инструмент работает, но сотрудник все равно занят весь день. Неужели автоматизация ничего не дала?

Представим аналитика, который готовил ежемесячную сводку. После автоматизации данные собираются быстрее. Подразделения начинают просить ежедневные срезы, отдельные варианты по клиентам и дополнительные сравнения.

Сбор ускорился. Но появились новые вопросы к цифрам, проверки и обсуждения. Изменилась не только трудоёмкость прежней задачи - изменился спрос на результат.

Здесь дело не в том, что аналитику поручили накопившиеся задачи. Появились запросы, которых раньше не было: люди не просили такие отчёты, зная, сколько времени займёт подготовка.

Похожий механизм на примере банков описал экономист Джеймс Бессен. Банкоматы позволили обходиться меньшим числом кассиров в одном отделении. Содержать отделения стало дешевле, и банки стали открывать их больше. При этом кассиры не только работали с наличными, но и помогали клиентам выбирать банковские услуги.

Это не обещание, что автоматизация всегда сохранит рабочие места. Важен сам механизм: операция стала дешевле, но вместе с этим вырос объём работы и изменились задачи людей.

Вернёмся к аналитику. Новые запросы могут помогать принимать решения, которые раньше откладывали. Но могут возникать и просто потому, что теперь «сделать ещё один вариант несложно».

Одинаковое число дополнительных отчётов может означать совершенно разную пользу.

Меньше времени на один отчёт ещё не означает меньше времени на все отчёты. Особенно если теперь их заказывают каждый день вместо раза в месяц.

Поэтому я бы проверял две вещи отдельно. Стали ли мы тратить меньше времени на прежнюю сводку без потери качества? И что дают новые отчёты, если учесть не только сбор данных, но и проверку цифр, ответы на вопросы и обсуждения?

Так проще не потерять пользу инструмента за выросшим объёмом и одновременно не объявить полезным всё, что он позволяет произвести.

Например, для регулярного нового среза стоит выяснить, кто им пользуется, какое решение он поддерживает и действительно ли нужен ежедневно. Иногда достаточно общей сводки с возможностью самостоятельно выбрать параметры. Иногда нужен разговор с аналитиком, и его время нельзя считать бесплатным дополнением к автоматическому сбору.

Если появились ценные задачи, но на все не хватает времени, это вопрос приоритетов. Если же результат никто не использует, ускорение подготовки не делает его необходимым.

Допустим, пять руководителей попросили по небольшому дополнительному отчёту. Каждый запрос по отдельности выглядит разумным, но вместе они занимают всё освободившееся время. Аналитик не должен в одиночку решать, чья задача важнее. Здесь нужен общий выбор: что делаем первым и что ради этого откладываем. Иначе скорость подготовки незаметно превращается в обещание выполнять любой запрос.

Не у каждого нового запроса польза понятна заранее. Иногда нужно сначала посмотреть на данные. Тогда можно договориться, сколько времени потратим на пробу и по каким результатам решим, стоит ли продолжать.

Раньше от лишнего запроса удерживало то, что готовить отчёт долго. Теперь этого ограничения нет. Значит, аналитику и заказчикам придётся договориться, какие отчёты нужны регулярно, какие стоит попробовать, а от каких можно отказаться.

А у вас бывало, что после ускорения отчёта его стали заказывать чаще и в большем числе вариантов? Это открыло полезные возможности или создало новый поток работы без ясной цели?