На прошлой неделе я была в своей альма-матер — Университете коучинга и менеджмента Татьяны Алмазовой C&MU.

Мы обсуждали навыки фасилитации и затронули тему, которая напрямую связана с моей практикой: неэффективные рабочие коммуникации и совещания.

А знаете ли вы, сколько бизнес теряет на разговорах, которые не приводят к результату?

По данным исследования Московской школы управления «Сколково»:

— до 8,7 трлн рублей в год могут составлять совокупные потери российских компаний из-за неэффективных коммуникаций; — около 2 часов в день половина сотрудников тратит на неэффективные рабочие коммуникации; — до 50 рабочих часов в месяц руководители могут тратить на ненужные разговоры с подчинёнными.

И я сразу вспомнила один из своих проектов.

Это была небольшая производственная компания в сфере инженерных изысканий. Из-за специфики работы на объектах регулярно возникали сложные ситуации, поэтому совещания действительно были нужны.

Но их было слишком много: по нескольку встреч в день, по 1,5–2 часа, без чёткой повестки, целей и распределения ответственности.

Мы оставили два основных формата — общие совещания по понедельникам для руководителей подразделений компании и производственные для руководителей проектов по четвергам. Все другие совещания без повестки и протоколиста запретили.

Ввели подготовку к выступлениям, структуру докладов, правила обсуждения, ограничение по времени, фиксацию решений и распределение ответственности в Битрикс24. Отдельно обучили сотрудников коротко и по существу докладывать результаты, защищать решения и работать с вопросами.

Через 2 месяца продолжительность совещаний сократилась до 45 минут, количество встреч уменьшилось, а за счёт сокращения времени совещаний и устранения лишних встреч мы высвободили до 20% рабочего времени.

Но главный результат был в другом: на совещаниях начали обсуждать реальные проблемы и критичные вопросы, а сотрудники стали брать ответственность за решения и за то, что решение не принято.

Хорошее совещание — это не когда все высказались. Это когда после него понятно, что делать, кто делает и к какому результату мы должны прийти.

Если у вас в компании совещания регулярно съедают рабочее время, напишите мне. Посмотрим, что можно изменить в формате работы команды.