Under consruction! Пост не завершен!

Документооборот… о чем мы думаем, какие картины рисует нам сознание, когда мы слышим это слово? Наверное - канцелярия, входящая и исходящая корреспонденция, рассмотрели-решили, архив… Пыльно и уныло. Собственно, так и начинаются презентации этого продукта, и заказчик сидит и думает - е-мое, мы же не МФЦ и не пенсионный фонд с потоками вот этого, у нас другое провисает!

Поговорим о небанальном использовании документооборота. Есть некая компания, которая… а вот даже неважно, чем она занимается. В любой компании есть поток входящей первички. Всякие акты, УПД, счета - поступающие как на бумаге, так и по системам ЭДО. По идее, каждый такой документ должен быть проверен ответственным лицом на предмет наличия такой хозяйственной операции - ну там факт оказания услуги, получения ТМЦ и тд, потом - бухгалтером, ну и в итоге в учетной система должны быть созданы и проведены первичные документы.

И вот, приходит документ по ЭДО. Оператор ЭДО идет в личный кабинет, выгружает документ, смотрит на него глазами, пытается понять кто его согласует, отправляет по почте “просьба согласовать”, ждет ответа, направляет в бухгалтерию “просьба проверить”, ждет ответ от них, и исходя из него либо подписывает в ЭДО, либо отказывает в подписи. Риски? Их есть у нас, и у всех одна причина - человеческий фактор. Навскидку: - Риск отправки не тем согласующим. А “не те” могут письмо проигнорить - так как письмо не им, могут на автомате “не согласовать” по тем же причинам. - Фактически, оператор ЭДО становится диспетчером всего процесса и должен отслеживать весь собственно документооборот по первичке. - Риск зависания документов и/или неверного/неквалифицированного согласования. - Сроки, сроки, сроки… - ручное создание документов в учетной системе. Риск расхождения данных в первичном документе и его отражения в учетной системе. - риск наложения неверной визы в ЭДО - “подписано” вместо “отказано” и наоборот

Если в компании полтора УПД в день - то конечно автоматизация не требуется. А вот если их сотня-другая в обычные дни и до 400-500 перед закрытием месяца/квартала - то дело принимает совсем другой оборот, от авралов 24/7 на неделю до потенциальных штрафов из налоговой. Если при этом компания в налоговом мониторинге - то риск его прекращения, и здравствуй штрафы и проверки.

Что же делать, что же делать??? Вот комплекс мер: 1. Сделать систему документооборота точкой входа первичных документов 2. Внедрить систему оптического распознавания первички, в виде “положил документ в сканер - получил заполненный документ в документообороте” 3. Настроить импорты-экспорты из систем ЭДО, чтобы “робот” подбирал оттуда документы по мере их поступления и создавал бы их в документообороте 4. Создать-настроить (пополняемые, конечно) “словари” - по нормализации номенклатур в первичке с номенклатурами в учетной системе 5. Создать настроечные таблицы (пополняемые), которые в зависимости от контрагентов, номенклатур и еще чего-то будут определять согласующих для каждого документа 5. Настроить интеграцию Документооборота с ЭДО в части подписания документов: - рабочее место оператора ЭДО - в Документообороте (кнопки подписания/отказа) - формирование для оператора реестров: один - “подписать”, второй - “отказать” 7. Созданные в Документообороте документы должны четко машрутизироваться согласно (5) 8. Результат положительного согласования - создание документов в учетной системе и подписание их в ЭДО; результат отрицательного согласования - отказ в подписи в ЭДО

Все вышеуказанное было проделано. Результат: 1. Исключение ошибок при создании документов в учетной системе 2. Исключение “зависания” документов. в т.ч. у “неквалифицированных” согласовантов 3. Повышение исполнительской дисциплины 4. Сокращение времени обработки документов: полный цикл (от момента получения до проведения/подписания) с нескольких дней до 2-3 часов. 5. Готовность к масштабированию процессов: найм новых сотрудников не потребуется.

Несколько скринов из системы: - Форма списка документов - Форма задачи согласования - Форма задач для оператора ЭДО