Как сделать так, чтобы чтение рабочего письма было одним удовольствием, а не мукой? Решила поделиться выводами из курса Максима Ильяхова по корпоративному общению.

Начнём с длинных писем. Одна из главных ошибок - думать, что наше письмо будут читать от начала до конца. Мы выстраиваем логичные абзацы один за другим, но для читателя такой текст часто превращается в сплошное полотно, где сложно быстро найти главное.

Здесь помогает принцип «текст по полочкам». Берём длинное письмо и сначала раскладываем его на смысловые части: контекст, задача, предложение, проблема, решение, ограничения, сроки и т. д.

Необходимо прямо написать эти заголовки, а затем распределить под ними свои мысли. Так структура становится очевидной - и нам самим проще проверить, ничего ли мы не забыли.

А в самом начале письма полезно заключить с читателем своеобразный «договор»: сразу сказать, о чём письмо и что от него требуется. Например: ✅«Пишу по поводу… Ниже - подробное описание ситуации и вопросы к вам». Читатель сразу понимает, что его ждёт и зачем ему это читать.

Конечно, если письмо короткое и в нём всего одна-две темы, заголовки могут быть избыточны. Но несколько принципов работают практически всегда:

1. Избегаем пассивного залога. ❌ «Нами было проведено исследование». ✅ «Мы провели исследование».

2. Первое предложение абзаца должно сразу обозначать его смысл. Не заставляем читателя угадывать, к чему мы ведём.

В итоге хороший деловой текст - это не тот, который хочется читать медленно и внимательно. А тот, в котором нужную информацию можно найти быстро и без усилий. В комментариях покажу наглядный пример того, как одно и то же письмо меняется, если применить эти простые правила.