Доброго дня! Продолжим про автоматизацию с человеческим лицом.

Все мы знаем, что в каждой компании печатаются тонны макулатуры, подписываются, а потом хранятся. Помимо того, что это затраты на принтеры-тонеры-бумагу, так потом еще и на содержание архива и впоследствии на утилизацию этой макулатуры, а еще - гигантские затраты времени руководителей, которые (в том числе) подписывают документы.

Вот вам прикладная задача. В одной химической компании каждая варка партии готовой продукции сопровождается минимум тремя бумажками, каждая из которых должна быть подписана разными людьми. Эти люди в пределах бумажек пересекаются, но не полностью - то есть нельзя сказать, что есть 5 человек, и нужно всем пятерым нужно подписать все бумажки - сложнее. Для понимания, эта кипа состоит из порядка 2.5к листов. Ну да, 800 варок, ну и по 3 документа в каждой.

Трудозатраты представляете, суммарные? сколько времени один человек потратит на подписание 800 листов? а пятеро? а рассортировать-принести-подать?

И взмолилась бухгалтерия человеческим (не совсем) голосом, что можно такого придумать, чтобы так не гробить время непроизводительно?

Ну, начинаем размышлять. 1. Нужно легализовать электронную форму документа, а главное - подписание ЭЦП. Оказалось - возможно, но нужен ЛНА в компании об этом. 2. Нужно электронное подписание - точнее, программа, в которой это будет делаться. Причем в пакетном режиме, потому как жмакать документы по одному - по времени будет то на то. Правда, не будет таскания бумажек, но все равно… Для понимания, они все равно это подписывают “не приходя в сознание” - конечно же, на момент подписания ничего не сверяя. Примем как данность. 3. Нужно распараллелить процесс - чтобы друг друга не ждали, а подписывали одновременно. 4. Как результат подписания, нужно обеспечить наличие соответствующих штампов ЭЦП на всех бумажках. 5. Объектом для подписи становится даже не сам документ, а его печатная форма - и вот на ней как раз разные (но частично совпадающие между собой) подписанты.

И пришло решение. 1. По всей конторе издается ЛНА, что такие-то и такие-то документы теперь имеют только электронную форму и подписываются ЭЦП. Я этот документ оформил как открытый список, то есть, при появлении нового “кандидата” на подписание, оформляется приложение к этому приказу. При этом под документом понимается не документ 1с, а его печатная форма, коих к одному документу может быть несколько. Единственное требование закона - документ должен быть внутренним (то есть нет внешних контрагентов), и не быть кадровым. 2. Выбор программного продукта. По идее, подписывать и делать штампы умеет и сама 1с. До делает это коряво с точки зрения персонификации (оперируя ролями, а у нас для однотипных документов могут быть разные подписанты - например, кладовщики в пределах месяца), и предполагает процесс последовательный, друг за другом. Да и все равно городить там какие-то интерфейсы… А что, если это будет уже работающий 1с:Документооборот? если к примеру туда в автомате или полуавтомате заливать документы из 1с и их выбранные печатные формы, и формировать задачу “подписание” по списку для каждой формы на всех подписантов? 3. И собственно автоматизация. Написан “конструктор”, который умеет конфигурировать выгрузку в 1с:ДО и назначение подписантов. Выгружаем документы и печатные формы к ним, объект подписания - документ, печатные формы переформируем автоматом со штампами по мере их появления. 4. В результате, каждый подписант подписывает собственно документ, а на печатные формы транслируется его ЭЦП. Задачи на подписание возникают автоматически, могут быть выполнены в пакетном режиме, и одновременно между собой. 5. Результат подписания - формирование печатных форм со штампами ЭЦП и хранение их в 1с “под скрепкой”.

Результат? Космическая экономия времени. Вся вот эта кипа на 2.5к листов с несколькими подписями на каждом подписывается в пределах полу-дня, вместо нескольких дней ранее.

На очереди другие доки…

Некоторые скрины из системы 1. Общий вид модуля в 1с:ДО 2. Пример подписанной формы 3. сформированные и исполненные задачи “подписание”