Часто бывает так: процесс сломан, но хочется его оцифровать. Это заведомо провальный проект. Поэтому начинать нужно с аудита.

Шаг 1. Описываем AS IS — как есть сейчас

Пошагово, в ходе серии интервью. И здесь ключевой момент: нельзя провести аудит, поговорив только с руководителями функций. У руководителя болит одно, у менеджера — другое, у сотрудника — третье.

На примере подбора: описываем весь процесс от возникновения потребности до выхода кандидата.

Обсуждаем боли — на каком этапе что ломается, что теряется, где возвращаемся назад. Именно в интервью пробелы вылезают сами. Человек рассказывает процесс — и на середине спотыкается: «А дальше... ну, я не знаю, как это работает».

Шаг 2. Фиксируем пробелы и боли

Пробелы — это места, где: — нет ответственного; — нет данных; — нет логики; — всё держится на одном человеке.

Шаг 3. Описываем TO BE — как должно быть

Целевой процесс — это не «давайте всё автоматизируем». Возможно, что в процессе описания будет принято решение об оптимизации шагов (без автоматизации) или же в ходе аудита "родится" новый проект.

Иногда в TO BE шагов меньше, чем в AS IS. И это нормально. Хороший аудит — это не «оцифровать всё», а выкинуть лишнее. Поэтому аудит процессов важен не только для автоматизации.

И только после этого переходим к описанию требований к проекту, опираясь на выявленные ранее пробелы и боли и целевой процесс.

А у вас в компании есть описанные процессы? Или всё держится на «и так работает»? 👇