Регламент есть. Ответственные назначены. А образец потерян.

Сегодня разберём реальный кейс: производство партии продукции, движение образцов между площадками, склады, база данных и регламент, который не отвечает на главный вопрос: где образец прямо сейчас? Это не просто разбор документа. Это возможное начало аудита бизнес-процессов компании. И три версии, которые покажут, на каком уровне хаоса она находится.

📌Задача — произвести партию продукции качественно. Для этого нужен образец, по которому понятна технология изготовления. Производство может идти одновременно в нескольких местах, в разных городах. Образцы хранятся на складе, склад отгружает их по запросу. Возможен и вариант, когда образцов на складе нет, но в одном месте уже заканчивают производство или разобрались с технологией - и образец им не нужен. Тогда образец перемещается с одного места производства на другое.

📌Задача: написать внутренний нормативный документ (ВНД), по которому в любой момент можно определить, в каком месте находится образец.

📌Смотрим на готовый регламент. Что видим?

На каждом этапе движения назначены ответственные за сохранность образца. Это здорово. Но движение образца непрозрачно. Не зафиксировано, как и по каким складам в базе данных проходит движение образца. Не написано, какие документы передают ответственность от одного материально-ответственного лица к другому.

📌Результат: задача не выполнена. Назначенные ответственные “брошены под танки”. Тяжело быть ответственным, не понимая, что происходит.

Но сегодня я не буду, как обычно, рассказывать, как нужно было сделать верно. Ответ, исходя из вышеизложенного, очевиден. Я расскажу о том, какие версии о причинах произошедшего можно выдвинуть на основании такого ВНД. Версии — не ради версий. Проверка версий даёт старт аудиту бизнес-процессов и пониманию того, на каком уровне хаоса находится компания.

✅️Версия первая.

Сотрудник, который составлял ВНД, решил, что если в его должностные обязанности не входит работа в базе данных по созданию документов движения образца и он сам не является материально-ответственным лицом, то и писать об этом не нужно. Он, как ему кажется, правильно написал только свой функционал. То есть имеет место фрагментарность процессов. Писала об этом

✅️Версия вторая.

Сотрудник, который составлял ВНД, не смог найти нужную информацию. Это говорит о том, что процесс потерян, а руководитель, сотрудники которого оформляют документы в базе данных, абсолютно не понимает, что происходит в его подразделении.

✅️Версия третья. Когда сотрудник писал ВНД, он, как ни странно это звучит, не собирался выполнять поставленные цели. Просто хотел отчитаться о выполненной задаче перед вышестоящим руководителем.

Проверив правильность этих предположений, можно понять, на какой стадии хаоса находится компания.

Давно не заглядывали в свои регламенты? Загляните. Возможно, вы как раз в той стадии, когда все версии подтвердятся. Тогда это дно хаоса. Пора отталкиваться от дна и подниматься наверх.

Я - аудитор, архитектор и внедренец одновременно. Могу выстроить эту систему правильно. Я сейчас нахожусь в поиске новой компании для применения своего опыта и навыков. Обращайтесь в личные сообщения.

#бородинаанна #3dметод #консалтинг #бизнеспроцессы #регламенты #производство #аудит #образцы #архитектор