Система 2П. Принцип 3. Сформируйте русло.
Первые два принципа отвечали на вопросы:
Нужно ли это вообще делать? Когда и сколько этого нужно делать?
Следующий вопрос:
Как помочь работе дойти до результата?
Третий принцип 2П - сформируйте русло.
Русло - это понятный и заранее устроенный путь работы от потребности до результата.
Пришел заказ - понятно, куда он попадает, кто делает следующий шаг, что происходит после него и при каких условиях работа идет дальше.
Без писем «а это кому?», поисков ответственного, ручного распределения каждой задачи и продажника, который лично проталкивает заказ через компанию.
Пять минут на обработку, два дня ожидания согласования, двадцать минут на создания заданий, ночь в очереди и три часа на подбор и загрузку - это не четырехчасовой процесс.
Это процесс длиной несколько дней, в котором несколько часов работали.
Поэтому высокая загрузка людей и подразделений сама по себе мало что говорит об эффективности системы. Загрузить всех на сто процентов - не проблема, проблема загрузить всех ровно настолько насколько нужно.
Обычная работа должна двигаться без героизма.
Не надо каждый раз решать, куда ее отправить. Не надо звонить знакомому начальнику, чтобы задача сдвинулась. Не надо проводить совещание, чтобы определить, кто за что теперь отвечает. Исключения требуют управления. Нормальная работа - нет.
И чем больше в русле запруд, тем хуже видны проблемы. Неделя ожидания прекрасно прячет лишние двадцать минут операции. Большой запас позволяет несколько дней скрывать брак, прежде чем следующая операция его обнаружит.
Первый принцип определяет, что стоит делать.
Второй - когда и сколько.
Третий - как работа проходит через систему.
На практике: возьмите реальный заказ, заявку или задачу и пройдите вместе с ней весь путь до результата; отметьте каждую остановку, передачу, согласование и возврат; уберите лишнее; для оставшихся этапов определите следующий шаг, владельца и условие перехода.
В этом посте были ссылки, но мы их удалили по правилам Сетки
