Компания, в которой работает 300 человек. Из-за производственной необходимости нужно обновить 200 должностных инструкций: взять действующие документы и перенести их в новый шаблон

В шаблоне есть поля, которые нужно заполнить, и защищенные строки, которые нельзя редактировать. Это нужно, чтобы руководители при заполнении случайно не удалили обязательную информацию

Работа тут простая - бери текущую должностную инструкцию, копируй должность, требуемый опыт, обязанности и т. д, но нудная и требует внимания: там большую букву поставь, тут падеж поменяй. Давайте теперь подсчитаем деньги, которые тут притаились

Сам эту работу делал. Не в таких масштабах, но понимаю сколько времени уходит на одну должностную инструкцию. Перенести одну должностную инструкцию - скопировать данные, поправить их и отформатировать под новый шаблон - занимает около 20 минут. Итоговое время зависит от объема документа и того, сколько раз вы его перечитываете. Я, например, раз пять, чтобы точно не было ошибок

Формула простая: 200 должностных инструкций × 20 минут = 4 000 минут Это 66 часов 40 минут

Дальше умножаем эти часы на стоимость часа работы сотрудника и получаем стоимость ручного переноса. Например, при условной стоимости часа 1 000 рублей - примерно 66 700 рублей трудозатрат

Если взять для примера рабочий месяц в 166 часов, перенос текста из одного документа в другой займет около 40% этого времени. А ведь его можно направить на другие задачи, подлатать текущие процессы и т. д. Плюс при монотонной работе легко потерять концентрацию, а исправление ошибок тоже занимает время

Была задача помочь автоматизировать это безобразие. Когда разбирался в сути задачи, получил стандартное предложение: “А пусть тут ИИ все это делать будет”. Объяснение, что здесь достаточно программы с четкими скриптами, встретило непонимание. Про выбор вида автоматизации уже писал в посте “Иногда лучшая автоматизация — без ИИ”

Для решения задачи нужно было: - разобрать от и до, что переносить: какие строки и слова, куда они должны попадать и как выглядеть в новом шаблон - четко определить, какие поля программа заполняет, а какие части шаблона должны оставаться без изменений - собрать старые должностные инструкции с разными вариантами заполнения, чтобы обучить программу на реальных примерах

Для реализации использовал ChatGPT и Codex. Пары четких промптов с описанием задачи и нужного результата хватило, чтобы получить первый вариант программы

Дальше началась проверка и настройка программы. Брал должностные инструкции, которые сильнее всего отличались от нового шаблона, находил ошибки переноса и с помощью Codex дорабатывал правила переноса. Так постепенно охватил разные варианты оформления и текста

То есть ИИ помогал мне создавать программу, но сама она переносит данные по заданным правилам, без обращения к нейросети

В итоге получилась программа, которая обрабатывает варианты старых должностных инструкций: переносит нужные данные в редактируемую часть нового шаблона, корректирует окончания по заданным правилам и сохраняет форму документа

Есть и ограничение: если попадется инструкция с совсем другим или неудачным оформлением, перенос может оказаться некорректным. Тогда правила придется доработать. Поэтому готовые документы все равно нужно проверять

На разработку ушло 2,5 часа. Для сравнения: ручной перенос 200 инструкций по моей оценке занял бы почти 67 часов

Это еще не значит, что все 67 часов сэкономлены: нужно вычесть время разработки, подготовки документов, запуска, проверки и возможных исправлений. А для расчета экономии в деньгах — учесть стоимость этой работы и расходы на токены

Но программа уже берет на себя повторяющийся перенос текста. Вот тут и появляется возможность высвободить время сотрудника для других задач

Автоматизировать не страшно. Нужно лишь начать и осознанно подходить к этому процессу